Verjährungsfrist von Rechnungen vorbeugen: Tipps und Tricks

Der Auftrag ist erfolgreich abgeschlossen und die Rechnung verschickt, doch deine Kundschaft lässt sich Zeit und bezahlt nicht? Dann solltest du schnell handeln, denn per Gesetz beträgt die Verjährungsfrist von Rechnungen nur drei Jahre. Ist sie erst mal abgelaufen, hast du keinen Anspruch mehr, dein Geld zu erhalten.

Das mag zunächst nach viel Zeit klingen. Doch die Frist verstreicht schneller, als man denkt und gerade Gründer:innen und Selbstständige geraten aufgrund unbezahlter Rechnungen schnell in eine finanzielle Schieflage. Was du zur Verjährungsfrist wissen solltest und wie du mit ein paar einfachen Tipps die Zahlungsmoral deiner Kundschaft stärkst, erfährst du hier.

Im rechtlichen Kontext bedeutet der Begriff Verjährung, dass bestimmte Ansprüche oder Forderungen aufgrund eines zeitlichen Fristablaufs nicht mehr gelten. Im Vertragsrecht verjähren für gewöhnlich Gewährleistungsansprüche und Zahlungsforderungen. Oder anders gesagt: Deine Kundschaft muss deine Forderung nicht mehr begleichen.

Die Verjährungsfrist gibt dabei die Zeitspanne an, innerhalb derer du Forderungen geltend machen kannst, bevor sie verjähren. Laut § 194 ff. BGB beträgt die Verjährungsfrist von Rechnungen drei Jahre und beginnt ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung fällig wird – also am 31.12. um 24 Uhr.

Angenommen, du hast im Juni 2022 eine Dienstleistung erbracht und die Rechnung am 13. Juli 2022 gestellt. Leider wirst du bisher nur vertröstet und die von dir gestellte Rechnung ist bis heute nicht bezahlt. Die Verjährungsfrist beginnt am 01.01.2023 und gilt für drei Jahre. Daher: Bis zum 31.12.2026 hast du gerichtlich Anspruch auf deine Forderung. Erst danach kann sich der oder die Schuldner:in auf die sogenannte Einrede der Verjährung berufen und muss die Rechnung nicht mehr bezahlen.

Eine Verjährung muss beansprucht werden

Selbst wenn die Verjährungsfrist abgelaufen ist, erlischt die Zahlungspflicht nicht automatisch. Vielmehr muss sich die Schuldnerin beziehungsweise der Schuldner eigenständig auf das sogenannte Leistungsverweigerungsrecht berufen. In der Praxis wird meist schriftlich in einem kurzen Text erklärt, das Leistungsverweigerungsrecht nach § 214 BGB in Anspruch zu nehmen.

Egal, ob mündlich oder schriftlich, Mahnungen können eine Verjährungsfrist nicht verhindern. Anders sieht es allerdings aus, wenn deine Kundschaft nach erhaltener Mahnung einen Teil der Rechnung bezahlt: Dann ist die Verjährung unterbrochen und läuft ab der letzten Zahlung für weitere drei Jahre.

Allerdings kannst du ein schriftliches Mahnverfahren inklusive Mahnbescheid oder eine Klage einleiten und die Verjährungsfrist so hemmen. Das bedeutet, die Frist ist unterbrochen und du gewinnst mehr Zeit. Ein Mahnbescheid lässt sich relativ unkompliziert und ohne Anwalt beim Justiz-Onlineportal stellen. Wichtig ist nur, dass du ihn fehlerfrei ausfüllst und dieser spätestens vor Ablauf der Verjährungsfrist bei deinen Schuldner:innen ankommt.

Vor allem die folgenden Anwendungsfälle treten im Geschäftsalltag häufiger auf:

• Verjährung bei Dienstleitungsrechnungen: Forderungen aufgrund von Dienstleistungen verjähren innerhalb von drei Jahren und beginnen mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung gestellt wurde.

• Verjährung bei gewerblichen Rechnungen: Auch die Verjährung von gewerblichen Rechnungen entspricht der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren ab Jahresende.

• Verjährung ohne Mahnung: Befindet sich deine Kundschaft in Zahlungsverzug und du schickst keine Mahnung, ändert sich nichts an der Verjährungsfrist: Die Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.

• Verjährung mit Mahnung: Die Bezahlung lässt auf sich warten und die Situation wird heikler? In diesem Fall entscheiden sich viele Selbstständige und Unternehmer:innen für eine Mahnung mit Einschreiben. Diese erinnert deine Schuldner:innen zwar an die Zahlungsverpflichtung, ändert aber nichts an der gesetzlichen Verjährungsfrist. Auch ein Inkassounternehmen oder eine vom Anwalt ausgestellte Mahnung hält die Frist nicht auf, verleiht deiner Forderung aber zumindest mehr Aussagekraft.

In der Regel legen es deine Vertragspartner:innen nicht auf eine Verjährung an. Dennoch helfen ein paar einfache Tipps und Kniffe dabei, die Zahlungsmoral zu steigern und unschöne Zahlungsausfälle vorzubeugen:

Neue Kundschaft prüfen: Insbesondere bei neuen Vertragspartner:innen lohnt sich ein kostenloser Blick ins Handelsregister. Auch die Unternehmenswebsite, Crunchbase und LinkedIn geben Aufschluss über ein Unternehmen.

Vorschüsse und Teilzahlungen vereinbaren: Musst du im Vorfeld höhere Summen für beispielsweise Material ausgeben oder handelt es sich um einen längerfristigen Auftrag, kannst du Voraus- und Teilzahlungen aushandeln.

Rechnungen einwandfrei und zeitnah ausstellen: Inhaltlich und formal müssen Rechnungen den Vorschriften des § 14 UStG entsprechen. Im besten Fall legst du sie bei Warensendungen direkt bei oder übergibst sie bei Leistungsabnahmen persönlich.

Eindeutige Zahlungsbedingungen formulieren: Dazu gehören beispielsweise transparente Preisberechnungen, deutliche Zahlungszeitpunkte sowie klar verständliche Skonto-Regelungen.

Zahlungseingänge regelmäßig kontrollieren: So stellst du schon zeitnah offene Rechnungen fest und kannst dementsprechend schnell handeln.

Mahnungen ausstellen: Kommt es zu einem Zahlungsverzug, kannst du zunächst den persönlichen Kontakt suchen und höflich per E-Mail oder Telefon nachfragen. Bleiben alle Bemühungen erfolglos, solltest du dennoch konsequent bleiben und zeitnah Mahnungen ausstellen oder das Mahnverfahren einleiten.

Verjährungsfristen prüfen: Gerade vor dem Jahreswechsel solltest du alle offenen Posten im Auge behalten und diese auf eventuelle Verjährungen kontrollieren.

Digitales Rechnungsmanagement nutzen: Damit du am Ende nicht mit leeren Händen dastehst, lohnt sich ein smartes Rechnungsmanagement wie Candis.

Unbezahlte Rechnungen sind immer ein unangenehmes Thema und kosten dich letzten Endes wertvolle Ressourcen, welche an anderer Stelle deutlich besser aufgehoben sind. Zwar gibt es kein Patentrezept gegen Zahlungsausfälle und Verjährungen, aber eine smarte Rechnungsmanagement-Software wie Candis hilft dir dabei, sie zu vermeiden. Wir bieten u. A. folgende Funktionen für deine Ausgangsrechnungen:

• Automatische Datenauslese der Ausgangsrechnungen

• Zuweisung des Belegtyp

• Vorkontierung

• Optionale Freigabe im Team

• digitale Archivierung für 10 Jahre mit klarer Struktur, damit Rechnungen einfach wiederzufinden sind

• Vollständiger Export aller Daten und Belegbild ins Buchhaltungssystem

So behältst du deine Rechnungen im Auge und kannst rechtzeitig auf unbezahlte Rechnungen reagieren – damit Verjährungsfristen für dich kein Thema mehr sind.