Das Wichtigste in Kürze
Vertragsmanagement ist der Oberbegriff für das Führen von vertraglichen Verhandlungen, der Implementation von Verträgen und ihrer Archivierung.
Es wird unterteilt in Vertragsverwaltung, Vertragscontrolling und Vertragsarchivierung.
Mit einem digitalen Vertragsmanagement minimieren Unternehmen ihr wirtschaftliches Risiko in der Zusammenarbeit mit Partnern.
Verträge sind rechtlich bindende Vereinbarungen zwischen zwei Parteien: Sie geben Sicherheit und schaffen eine gemeinsame Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
Um auf dieser aufbauen zu können, ist ein einwandfreies Vertragsmanagement notwendig, das es allen Mitarbeitenden im Unternehmen ermöglicht, jederzeit kurzfristig auf alle Verträge und Vertragsinformationen zugreifen zu können.
Was macht Vertragsmanagement?
Kurz gesagt: Unter Vertragsmanagement werden die Betreuung vertraglicher Verhandlungen, die Implementierung von Verträgen und das Verändern von Verträgen zusammengefasst.
Basis des Vertragsmanagements bildet die sogenannte Vertragsverwaltung. Sie ist dafür verantwortlich, dass alle vorhandenen Verträge strukturiert abgelegt und den verantwortlichen Mitarbeitenden bereitgestellt werden. Ziel ist es, eine möglichst hohe Wiederauffindbarkeit zu erreichen – zum Beispiel über eine Suche nach Geschäftspartnern, Vertragsgegenständen oder einfachen Schlagworten.
Die Vertragsverwaltung wird im Vertragsmanagement um weitere Aspekte ergänzt: Es ermöglicht Unternehmen, Verträge zu durchleuchten, zu bewerten und zu steuern. Immer mit dem Ziel, Risiken für das Unternehmen zu minimieren.
Grundlagen des Vertragsmanagements
Im Mittelpunkt des Vertragsmanagements steht der Vertrag, den es jedoch in vielen verschiedenen Formen gibt. Was ihm immer zu eigen ist, ist, dass er zwischen mindestens zwei Parteien vereinbart wird, die jeweils eine Willenserklärung abgeben. Beide Parteien verpflichten sich zu einem gewissen Verhalten und dürfen im Umkehrschluss ein gewisses Verhalten vom Gegenüber erwarten.
Es gibt viele verschiedene Arten von Verträgen, z. B.:
Arbeitsvertrag
Mietvertrag
Kaufvertrag
Dienstvertrag
Werkvertrag
Darlehensvertrag
Leihvertrag
Sie alle regeln unterschiedliche Situationen, sei es das Arbeitsverhältnis, den Kauf eines Produkts oder die Herstellung eines Werks. Genauso gibt es Verträge, die die grundsätzliche Zusammenarbeit zwischen zwei Parteien in einem Rahmenvertrag definieren und dort Stundensätze, Fristen oder Geheimhaltungsvereinbarungen festlegen.
Je nach Art des Vertrags unterscheidet sich die Dauer seiner Wirksamkeit. Während ein Kaufvertrag einen einmaligen Kauf regelt, kann ein Rahmenvertrag z. B. bis zu einer Gesamtdauer von vier Jahren geschlossen werden.
Lebenszyklus eines Vertrags
Der Lebenszyklus eines Vertrags ist meist recht ähnlich. Zunächst begeben sich alle betroffenen Parteien in erste Gespräche und stimmen mit ihrer jeweiligen Willenserklärung die Eckdaten des Vertrags ab. Anschließend wird ein erster Entwurf erstellt, der im nächsten Schritt noch verhandelt werden kann. Sind sich beide Parteien einig, findet eine juristische Prüfung und letztlich die Freigabe statt.
Der Vertrag ist geschlossen. Nun gilt es für beide Parteien, den Vertrag zu unterzeichnen, einzuhalten und die Vertragsbestimmungen zu erfüllen. Außerdem muss der Vertrag entsprechend abgelegt werden, um jederzeit auf ihn und seine Details zugreifen zu können.
Welche Aufgaben hat das Vertragsmanagement?
Das Vertragsmanagement umfasst letztlich drei große Aufgabenbereiche: die Verwaltung, das Controlling und die Archivierung von Verträgen.
Vertragsverwaltung
Für das Handeln im Unternehmen und für die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen bilden Verträge die Grundlage. Um sicherstellen zu können, dass sich die Mitarbeitenden stets an bestehende Verträge halten, müssen sie Einblicke in diese bekommen können. Eine sorgfältige Vertragsverwaltung stellt sicher, dass alle Verträge in ihrer aktuellen Form und nach einheitlicher Strukturierung vorliegen.
Zur Vertragsverwaltung zählt ebenso die Prüfung von Verträgen auf Vollständigkeit – sei es in Form von Daten oder von Dokumenten. Hier werden zudem Vertragsfristen überwacht, um die Aktualität und Wirksamkeit von Verträgen sicherzustellen.
Vertragscontrolling
Im Vertragscontrolling wiederum liegt der Fokus in der Auswertung von Verträgen. Welche Risiken ergeben sich aus den vorhandenen Verträgen? Sinkt etwa die Kreditwürdigkeit von gewissen Vertragspartnern, werden alle Vertragspflichten erfüllt und berücksichtigt die Finanzplanung alle in Verträgen definierten Zahlungen? Das Vertragscontrolling dient der Minimierung von Risiken sowie der beiderseitigen Einhaltung aller Vertragsbestimmungen.
Vertragsarchivierung
Zur Archivierung von Verträgen werden diese zunächst digitalisiert – und so z. B. als Scan deiner Software für Vertragsmanagement hinzugefügt. Für eine verlässliche Archivierung spielt die Revisionssicherheit zusätzlich eine große Rolle: Nur auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass Verträge ordnungsgemäß, vollständig, sicher, verfügbar, nachvollziehbar, unveränderlich und mit Zugriffsschutz abgelegt sind und so den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) entsprechen.
Wie Unternehmen von Vertragsmanagement profitieren
In einer globalisierten Welt stehen Unternehmen in immer mehr Geschäftsbeziehungen zu anderen Parteien – ganz gleich, in welchem Staat sie angesiedelt sind. Mit einem wachsenden Geflecht an Beziehungen geht die Übersichtlichkeit schnell verloren. Ein digitales Vertragsmanagement hilft hier, alle Verträge im Blick zu behalten und mit ihnen Pflichten, Fristen oder die Kreditwürdigkeit von Vertragspartnern.
Ein sorgfältiges Vertragsmanagement schützt Unternehmen somit direkt vor Schaden, sei es durch das Fehlverhalten von Geschäftspartnern oder womöglich eigenen Versäumnissen in der Zusammenarbeit.
Praktische Tipps für erfolgreiches Vertragsmanagement
Erfolgreiches Vertragsmanagement gibt Sicherheit. Es zählt im Unternehmertum nicht zu den kreativen Gestaltungsaufgaben, die den nächsten Sprung in der Entwicklung ermöglichen – aber zu denen, die die Stabilität des Unternehmens gewährleisten und Fortschritte sichern. Entsprechend ist Sorgfalt nötig, um Verträge zuverlässig im Blick zu behalten, die Einhaltung sicherzustellen und von ihren Bestimmungen zu profitieren.
Folgende Tipps helfen dir beim Vertragsmanagement:
Digitalisiere deine Verträge: Effizientes Vertragsmanagement funktioniert nur digital. Scanne bereits bestehende Verträge ein und lasse sie mithilfe von OCR auslesen. Neue Verträge digitalisierst du direkt bei Empfang oder nach Unterschrift.
Erstelle eine elektronische Akte zu deinen Verträgen: Erstelle zu jedem Vertrag eine elektronische Akte, in der du alle für den Vertrag relevanten Dokumente abspeichern kannst. So hast du immer alles direkt griffbereit.
Überwache Aufgaben, Fristen und Termine: Wenn du deinen Vertrag digitalisiert hast, erstelle (automatisiert) Aufgaben, Fristen und Termine, die du überwachen kannst – so hältst du deine Verträge konsequent ein.
Schaffe interne Prozesse: Für eine möglichst einfache Auffindbarkeit von Verträgen und Vertragsdaten ist eine gleichbleibende Aufarbeitung dieser notwendig. Schaffe interne Prozesse, die einen einheitlichen Umgang mit Verträgen sicherstellen.
Nutze Vertragsmanagement-Software: Vereinfache dein Vertragsmanagement, indem du Software einsetzt, die genau dafür entwickelt worden ist. So wird die GoBD-konforme Archivierung sichergestellt und du findest leichter, was du suchst.
Grundlage für all diese Tipps ist eine digitale Software-Lösung für Vertragsmanagement.
Digitales Vertragsmanagement
Schließlich bringt diese alle Funktionen mit, die für ein effizientes, sicheres und nachhaltiges Vertragsmanagement notwendig sind. Digitales Vertragsmanagement erlaubt es Unternehmen, alle Verträge und die dazugehörigen Unterlagen an einem Ort revisionssicher zu speichern – und gleichzeitig von überall darauf zugreifen zu können. Mit Suchfunktionen findest du alle Verträge zu einem bestimmten Kunden; Dokumente, die damit verknüpft sind, Querverbindungen zu anderen Kunden oder Unterlagen und Aufgaben, Fristen und Termine.
Entsprechende Software kann dich über anstehende Termine informieren, sie kann mit Hilfe von künstlicher Intelligenz auf Paragraphen aufmerksam machen, die Risiken für dich bedeuten oder neue Aufgaben für dich erstellen.
Kriterien zur Auswahl der richtigen Software
Welche Art von Software du für dein Unternehmen benötigst und welchen Umfang sie haben muss, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab: Wie groß ist dein Unternehmen? Wie viele Verträge werden monatlich oder jährlich geschlossen? Wie viele Mitarbeiter:innen haben im Unternehmen überhaupt mit Verträgen zu tun und müssen auf sie zugreifen können? Und: Wie ist deine Buchhaltung organisiert? Das Vertragsmanagement hat viele Schnittstellen mit dem Rechnungsmanagement und unterstützt aktiv bei der Finanzplanung. Bei der Auswahl der richtigen Software gilt es, all diese Kriterien zu berücksichtigen.
