„Es gibt wahrscheinlich Meisterwerke der Filmgeschichte da draußen, bei denen niemand ahnt, wie chaotisch die Buchhaltung dahinter war."
— Felix Stegmann, Filmgeschäftsführung bei Wiedemann & Berg Film
Wiedemann & Berg Film gehört zu den bekanntesten Namen der deutschen Film- und Fernsehlandschaft. Aus dem Haus stammen „Das Leben der Anderen", ausgezeichnet mit dem Oscar als bester fremdsprachiger Film, und „Dark", die erste deutsche Netflix-Serie.
Was vor der Kamera nach kreativer Leichtigkeit aussieht, ist dahinter ein eng kalkuliertes Geschäft – mit knappen Budgets und wenig Spielraum für Fehler. Genau deshalb entscheidet sich der Erfolg einer Produktion nicht allein am Set, sondern auch in der Produktionsbuchhaltung.
Felix Stegmann kennt beide Seiten. Er hat Filmproduktion studiert, am Set gearbeitet und verantwortet heute in der Filmgeschäftsführung von Wiedemann & Berg das kaufmännische Rückgrat der Produktionen. Für ihn ist klar: In einem Geschäft, in dem innerhalb weniger Wochen hunderte Dienstleister abgerechnet werden, ist Controlling kein Beiwerk, sondern Voraussetzung. Die Frage ist deshalb nicht, ob eine Produktion ihre Belege irgendwann sortiert bekommt – sondern ob sie das tagesaktuell schafft, während noch gedreht wird.
„Film ist die kostenintensivste Kunstform, die es gibt – und es ist nie genug Geld da."
In diesem Beitrag zeigen wir, warum die Buchhaltung in der Filmbranche ein Sonderfall ist, welche Anforderungen daraus entstehen und wie Wiedemann & Berg sie heute löst. Als Rechnungsmanagement-Software strukturiert Candis dabei den Weg vom ersten Beleg am Set bis zur Übergabe an die vorbereitende Buchhaltung.
Warum die Buchhaltung bei Medienproduktionen ein Sonderfall ist
Eine klassische Unternehmensrechnung ist meist eindeutig: ein Lieferant, eine Leistung, eine Kostenstelle.
In der Filmproduktion ist das anders, denn hier treffen in kurzer Zeit sehr viele Geschäftspartner aufeinander, was das Mengengerüst der Buchhaltung grundlegend verschiebt.
Ein klassischer Betrieb arbeitet mit einem festen Stamm an 20 bis 30 Kreditoren, bei denen regelmäßig eingekauft wird, und ebenso viele Debitoren, an die verkauft wird.
Bei einer Produktion kehrt sich dieses Verhältnis um. Auf der einen Seite stehen nur wenige Debitoren – die Finanzierungspartner. Auf der anderen ein sehr großer und schnell wachsender Kreis an Kreditoren.
„In der Filmproduktion hast du innerhalb kürzester Zeit einen gigantischen Stock an Kreditoren – vom kleinen Einzeldienstleister über den Technikverleih für das Kameraequipment bis zum Caterer. Und das oft in einem Arbeitszeitraum von nur zwei bis drei Monaten."
Dieses Belegaufkommen muss nicht nur bezahlt, sondern auch dem richtigen Projekt zugeordnet, geprüft und dokumentiert werden – und zwar im Tempo des Drehs.
Als die Belege noch in Ordnern landeten
Lange Zeit geschah alles ausschließlich auf Papier. Rechnungen kamen per Post, wurden abgestempelt, abgeheftet und ins Buchhaltungssystem übertragen. Das Ziel war dabei immer dasselbe, nämlich den Überblick zu behalten und am Ende jeden Beleg nachweisen zu können. Allein der Weg dorthin band erhebliche Ressourcen. Belege wurden zwischen Set, Produktionsbüro und Finanzabteilung bewegt, oft per Kurier, was Transportwege und Lagerplatz mit sich brachte. Je mehr Stationen ein Beleg durchlief, desto eher konnte er unterwegs auch einmal verloren gehen oder an einer anderen Stelle liegen bleiben.
„Der Klassiker war: Am Ende einer Produktion hattest du bis zu 150 Ordner mit den unterschiedlichsten Belegen. Und selbst wenn du gewissenhafte Mitarbeiter hattest, war das ein unglaublicher Aufwand – nicht zuletzt, weil du Lagerräume brauchtest, um die Belege bis zu zehn Jahre ordnungsgemäß aufzubewahren."
Der Wunsch nach mehr Struktur und Überblick war bei vielen Beteiligten da, lange bevor die passenden Werkzeuge bereitstanden.
Wie digitale Prozesse in der Filmbranche zur Auftraggeber-Erwartung wurden
„Ironischerweise war die Corona-Zeit eine Phase, in der in Deutschland wahnsinnig viel produziert wurde. Wenn die Leute zu Hause saßen, war der Bedarf nach Unterhaltung erst recht groß – die Auftragslage im TV-Bereich war sehr, sehr gut, und es wurde extremst viel gedreht, auch nicht zuletzt bei der Wiedemann und Berg."
Über die vergangenen zehn Jahre hat sich in der Filmbuchhaltung viel bewegt. Die Digitalisierung war längst im Gang – die Pandemie gab ihr einen letzten Schub und holte die ab, die bis dahin bei bewährten Abläufen geblieben waren. Denn wo unter hoher Auslastung weiter produziert wurde, mussten Belege auch ohne den Umweg über die Papierkopie ankommen. Die Lernkurve war steil, aber kurz, da sich der Gewinn sofort zeigte.
Doch noch entscheidender für die Branche war eine zweite Verschiebung – die Erwartung der Auftraggeber. Gerade Streamingdienste schauen heute genau darauf, wie eine Produktionsfirma kaufmännisch aufgestellt ist, denn sie bringen eigene Controllingstrukturen mit und prüfen jedes Projekt.
„Am Anfang gab es wirklich Audits von Netflix, die in die Produktion kamen und sich alles sehr genau angeschaut haben. Mittlerweile ist daraus eine sehr vertrauensvolle Zusammenarbeit geworden."
Für ein Haus wie Wiedemann & Berg, das seit Jahren für die großen Plattformen produziert, wurde daraus eine Vorreiterrolle. Bewährte Abläufe konnten zeigen, was funktioniert, und Streamingdienste geben heute bestimmte digitale Prozesse auch kleineren Produktionen vor. Was als Vorteil begann, ist so zur Voraussetzung geworden, ein Standard, an dem sich die Branche ausrichtet.
Wie Candis im Produktionsalltag läuft
Als Felix Stegmann vor zweieinhalb Jahren bei Wiedemann & Berg anfing, war Candis bereits im Einsatz. Der Einstieg fiel ihm leicht, und eine Sache war für ihn von Anfang an entscheidend: die Schnittstelle zur Buchhaltung.
„Ich fand es sehr intuitiv. Und ich fand es gut, dass es schon die Schnittstelle zu unserer Sesam-Buchhaltungssoftware gab – die ist für uns sehr wichtig."
Viele Produktionsfirmen arbeiten mit dem Branchensystem Sesam. Damit die Belegdaten dort sauber ankommen, ist Candis offizieller Schnittstellenpartner von Sesam. Nach der Freigabe werden die erfassten Daten samt Vorkontierung je Projekt im CSV-Format übergeben, der Beleglink bleibt fest mit der Buchung verknüpft. Diese Schnittstelle ist aus der engen Arbeit mit der Branche entstanden – unter anderem gemeinsam mit unserem Partner Fairbucht.
Wie Fairbucht x Candis gemeinsam die Filmbranche digital voranbringen kannst du hier lesen.
Davor steht der Weg vom Beleg bis zur Freigabe. Über einen zentralen Rechnungseingang laufen die Belege aus Produktionsbüro und Set in einem System zusammen, statt sich über Post, E-Mail und Messenger zu verteilen. Anschließend greift die digitale Rechnungsfreigabe mit Workflows nach Betrag, Projekt oder Kostenart, die sich auch vom Set aus per App bedienen lassen, dort, wo die Entscheidung ohnehin fällt. Für das Controlling zählt dabei vor allem die Nachvollziehbarkeit.
„Wir können durch eine vorgegebene Struktur viel schneller und nachvollziehbarer sehen, wer eine Rechnung wann gesehen und wer sie wann freigegeben hat."
Aus einem Werkzeug, das man neu lernt, ist so über die Jahre fester Bestandteil des Tagesgeschäfts geworden.
Warum Durchlaufzeit in der Produktion über Geld entscheidet
In einem Geschäft mit Skontofristen und ratenweise ausgezahlten Fördergeldern hängt an der Bearbeitungszeit einer Rechnung ein konkreter finanzieller Effekt. Nach Erfahrungswerten von Candis aus der Arbeit mit Produktionsfirmen sinkt sie im Schnitt von rund zwölf auf vier Tage. Das verschiebt Rechnungen zurück in die Skontofrist und sorgt dafür, dass am Projektende kein Nachweis fehlt, an dem eine Förderrate hängt.
„Es ist auf jeden Fall eine zweistellige Zahl an Produktionen, die ich schon mitbetreuen durfte und bei denen Candis im Einsatz war. Das gehört für mich mittlerweile zum alltäglichen Berufsleben dazu und ist eigentlich gar nicht mehr wegzudenken."
Archiviert für die Zeit nach dem letzten Drehtag
Eine Produktion ist ein Unternehmen auf Zeit. Nach dem letzten Drehtag löst sich das Team auf, die Aufbewahrungspflicht für die Belege bleibt. Genau hier wog der frühere Weg schwer, mit Ordnern, Lagerräumen und dem Aufwand, jeden Beleg über Jahre auffindbar zu halten. Digital fällt der Aufwand für Lagerung und Transport weg, und die Belege bleiben trotzdem zugänglich.
„Heute zu sagen: Wir haben ein digitales Archiv – das spart wortwörtlich Platz."
Dabei ist das Archiv nicht nur ein Ablageort, sondern ein Arbeitsmittel, in dem im Alltag neue Wege auftauchen.
„Man entdeckt immer wieder Sachen. Erst kürzlich habe ich gesehen, dass Candis im Rechnungsarchiv die Summe ausrechnet, wenn man mehrere Rechnungen markiert. Gerade bei der Schlussrechnung von Dienstleistern ist das super praktisch."
Verlässlich wird das Archiv durch die Art, wie gespeichert wird: revisionssicher und GoBD-konform auf Servern in Deutschland. Jeder Zugriff, jede Änderung und jede Freigabe bleibt im Belegverlauf dokumentiert, sodass sich auch Jahre später nachvollziehen lässt, wer wann was entschieden hat. Der Zugriff ist über zehn Jahre gesichert – auch dann, wenn eine Produktionsgesellschaft längst abgeschlossen ist.
Das trägt dort, wo es zählt: bei Betriebs- und Förderprüfungen. Wer eine Buchung hinterfragt, ist über die revisionssichere Archivierung einen Klick vom Originalbeleg entfernt – jeder Beleg auffindbar, jede Buchung belegt.
Keine Produktion ohne Candis
Was bei Felix Stegmann mit der Arbeit an einzelnen Projekten begann, ist heute der Normalfall im ganzen Haus. Aus „bei meinen Produktionen im Einsatz" wurde eine Aussage, die für Wiedemann & Berg insgesamt gilt.
„Es gibt keine Wiedemann-&-Berg-Produktion, die heute noch ohne Candis in der Buchhaltung und im Rechnungsfreigabeprozess im Controlling funktioniert."
Wie breit dieser Einsatz reicht, zeigt sich an den Titeln, die durch denselben Prozess gelaufen sind: der Netflix-Mystery-Thriller Brick mit Matthias Schweighöfer, die zweite Staffel der Serie Crooks, der Netflix-Film Fall for Me, der Familienfilm Bibi Blocksberg und zuletzt die Kinokomödie Ein Münchner im Himmel. Kino und Streaming, Komödie und Thriller, Familienstoff und Serie – so unterschiedlich die Formate sind, der kaufmännische Weg dahinter ist derselbe.
Damit ist Candis bei Wiedemann & Berg vom Werkzeug zur festen Größe geworden – ein gemeinsamer Standard über alle Produktionen hinweg. Wie dieser Weg für Film- und Medienproduktionen im Detail aussieht, zeigt die Seite Candis für die Filmindustrie.
Wenn die Buchhaltung den Dreh nicht mehr ausbremst
Am Anfang stand das Bild von Meisterwerken, hinter denen eine chaotische Buchhaltung verschwindet. Bei Wiedemann & Berg ist es heute umgekehrt. Der kaufmännische Prozess läuft im Tempo der Produktion mit, und genau deshalb fällt er nicht mehr auf. Belege werden dort erfasst, wo sie entstehen, Freigaben passieren, wo entschieden wird, und am Ende steht kein Raum voller Ordner, sondern ein Archiv, das bleibt.
Worauf es in der Buchhaltung der Branche darüber hinaus ankommt, von der Künstlersozialabgabe bis zur Projektzuordnung, zeigt unser Beitrag zur Buchhaltung in der Produktions- und Filmbranche.
