Freigaben am Set, KSK am Beleg, V-Gelder per App
GoBD zertifiziert
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Candis strukturiert den Rechnungsworkflow für Produktionen – von der Belegerfassung am Set bis zur vollständigen Übergabe an Sesam oder DATEV.
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100+ Produktionsfirmen arbeiten mit Candis
06 min
Candis als offizieller Partner von
20 % für alle Mitglieder der Produktionsallianz
Als offizieller Partner der Produktionsallianz bieten wir Mitgliedern einen Rabatt auf alle unsere Pakete.
Was Rechnungstools für Filmproduktionen leisten müssen
Wechselnde Teams, projektbezogene Budgets und förderrelevante Nachweispflichten – Filmproduktionen arbeiten anders als viele andere Unternehmen. Für sie muss das Rechnungsmanagement dynamisch sein, statt starre Prozesse vorzugeben.
Konformität
| Funktion | Candis | Andere Tools |
|---|---|---|
| KSK-Feld am Beleg | KSK-Feld im Sesam-Export, gemeinsam mit Sesam entwickelt | Nicht verfügbar |
| Kostenstellen + Förderregion | Übergabe von Kost 1, Kost 2 und Extra-Kosteninfo an Sesam | Kein filmspezifisches Kostenfeld |
| Auslagenabrechnung (V-Geld) | 30–50 Belege in einer Sammlung = 1 Dokument | Jeder Beleg einzeln erhöht Dokumentenvolumen und Kosten |
| IBAN-Validierung | Automatischer Vergleich von IBAN auf der Rechnung mit hinterlegten Stammdaten. Abweichung wird sofort als Warnfeld angezeigt | Manuelle Prüfung erforderlich |
Flexibilität
| Funktion | Candis | Andere Tools |
|---|---|---|
| Nutzer:innenverwaltung | Beliebige E-Mail-Adresse, unbegrenzte Freigeber:innen, keine Extrakosten | Oft auf interne Nutzer:innen beschränkt |
| Lizenzen | Unbegrenzte Projekte, Gesellschaften, Nutzer:innen | Häufig Lizenz pro Projekt, Gesellschaft oder Nutzer:in |
Der Rechnungsworkflow in der Praxis
Rechnungen entstehen am Set, im Büro und unterwegs – zu unterschiedlichen Zeiten, in unterschiedlichen Formaten. Candis verarbeitet Belege in einem Workflow, vom ersten Foto bis zum Buchhaltungsexport.
1. Einreichen
Belege erfassen: per App, E-Mail-Weiterleitung oder Upload – direkt am Set.
Kleinstbelege bündeln: Sammelauslagen für V-Gelder, von der Nagelpistole bis zur Hotelrechnung – in einer Einreichung.
Reisekosten automatisch berechnen: Verpflegungsmehraufwand + Fahrtkosten nach Reisedauer + Reiseziel.
2. Auslesen
Wichtige Infos automatisch auslesen – LLM-basiert, nicht per OCR: Geschäftspartner, Betrag, Steuersatz + Kostenstellen.
Duplikate erkennen: bereits erfasste Belege erkennt Candis auch bei mehrfacher Weiterleitung.
Dazulernen: Die Erkennungsqualität verbessert sich mit jeder Rechnung.
3. Vorkontieren
Am Beleg automatisch vergeben: Sachkonto, Kost 1, Kost 2, KSK-Feld + Extra-Kosteninfo; Candis schlägt vor, die Buchhaltung entscheidet.
Richtige Kostenstellen zuordnen – für jede Förderregion.
KSK-Feld zuweisen – für jede Rechnung von freiberuflichen Mitarbeitenden.
4. Freigeben
Freigaben konfigurieren: mehrstufig, betragsabhängig, mit Stellvertreterregelung.
Rollenbasiert freigeben: Herstellungsleitung, Produktionsleitung + Geschäftsführung geben jeweils nur zugewiesene Rechnungen frei.
Externe Freigeber:innen einladen: per E-Mail-Adresse, je nach Projekt
Rechnungsstatus verfolgen: So ist sichtbar, wo sich jede Rechnung jeweils im Prozess befindet.
5. Exportieren
Vollständig an Sesam übergeben: Buchungsdaten, Belegbild, KSK-Feld + Kostenstellen.
Nach DATEV exportieren: Vorkontierungen aus Candis landen als Buchungsvorschläge direkt in der Software.
6. Archivieren
GoBD-konform archivieren: alle Belege inklusive Audit-Trail.
Zugriff für 10 Jahre sichern, auch für abgeschlossene Produktionsgesellschaften + nach Kündigung.
Kamera läuft, Klappe, Candis!
Wie verbessert unsere Rechnungsmanagement-Software den Arbeitsalltag von Produktionsfirmen? Wir haben nachgefragt.
01:00
Nele Geisler,
Produktionskoordination
beschreibt den Prozess und die Vorteile der Candis Firmenkreditkarten.
1:00
Stephanie Portoff,
Staff Product Managerin bei Candis
erklärt, warum Bestellanforderungen auch für Produktionsfirmen sinnvoll sind.
01:00
Saskia Kuhnert,
Produktionsleitung
erzählt, wie ihr die Candis App die nötige Kontrolle über anfallende Kosten gibt.
Was erfolgreiche Produktionen anders machen
Hier findest du praxisnahe Artikel, kurze Erklärvideos und ein Whitepaper zu prüfungssicheren Belegprozessen in der Film- und Produktionsbranche – sowie alles Wichtige zu unserer Partnerschaft mit Fairbucht.
Das Infopaket für Filmproduktionen
