Freigaben am Set, KSK am Beleg, V-Gelder per App
GoBD zertifiziert
Candis strukturiert den Rechnungsworkflow für Produktionen – von der Belegerfassung am Set bis zur vollständigen Übergabe an Sesam oder DATEV.
100+ Produktionsfirmen arbeiten mit Candis
06 min
Candis als offizieller Partner von
Was Rechnungstools für Filmproduktionen leisten müssen
Wechselnde Teams, projektbezogene Budgets und förderrelevante Nachweispflichten – Filmproduktionen arbeiten anders als viele andere Unternehmen. Für sie muss das Rechnungsmanagement dynamisch sein, statt starre Prozesse vorzugeben.
20 % für alle Mitglieder der Produktionsallianz
Als offizieller Partner der Produktionsallianz bieten wir Mitgliedern einen Rabatt auf alle unsere Pakete.
Der Rechnungsworkflow in der Praxis
Rechnungen entstehen am Set, im Büro und unterwegs – zu unterschiedlichen Zeiten, in unterschiedlichen Formaten. Candis verarbeitet Belege in einem Workflow, vom ersten Foto bis zum Buchhaltungsexport.
1. Einreichen
Rechnungen per App, E-Mail-Weiterleitung oder Upload erfassen. Am Set fallen Kleinstbelege an – von der Nagelpistole bis zur Hotelrechnung: Sammelauslagen für V-Gelder fasst Candis zu einer Einreichung zusammen. Verpflegungsmehraufwände und Fahrtkosten werden automatisch nach Reisedauer und Reiseziel berechnet.
2. Auslesen
Die Candis KI liest wichtige Informationen wie Geschäftspartner, Betrag, Steuersatz und Kostenstellen automatisch aus – LLM-basiert, nicht mit OCR. Die Erkennungsqualität verbessert sich mit jeder Rechnung; bereits erfasste Belege erkennt Candis auch bei mehrfacher Weiterleitung.
3. Vorkontieren
Am Beleg werden Sachkonto, Kost 1, Kost 2, KSK-Feld und Extra-Kosteninfo vergeben – Candis macht automatisch Vorschläge, die Buchhaltung entscheidet. So gibt es für jede Förderregion die richtige Kostenstelle, für jede Rechnung von freiberuflichen Mitarbeitenden das KSK-Feld.
4. Freigeben
Mehrstufig, betragsabhängig, mit Stellvertreterregelung. Herstellungsleitung, Produktionsleitung und Geschäftsführung geben jeweils nur die Rechnungen frei, die ihnen zugewiesen sind. Externe Freigeber:innen werden per E-Mail-Adresse eingeladen – je nach Projekten. Der Status der Rechnung ist jederzeit sichtbar.
5. Exportieren
Buchungsdaten, Belegbild, KSK-Feld und Kostenstellen werden vollständig an Sesam übergeben. Bei DATEV-Nutzer:innen landen Vorkontierungen aus Candis als Buchungsvorschläge direkt in der Software.
6. Archivieren
Alle Belege werden GoBD-konform archiviert – mit Audit-Trail darüber, wer wann was freigegeben hat. Der Zugriff gilt für 10 Jahre – auch für abgeschlossene Produktionsgesellschaften und nach Kündigung.
Kamera läuft, Klappe, Candis!
Wie verbessert unsere Rechnungsmanagement-Software den Arbeitsalltag von Produktionsfirmen? Wir haben nachgefragt.
01:00
Nele Geisler,
Produktionskoordination
beschreibt den Prozess und die Vorteile der Candis Firmenkreditkarten.
1:00
Stephanie Portoff,
Staff Product Managerin bei Candis
erklärt, warum Bestellanforderungen auch für Produktionsfirmen sinnvoll sind.
01:00
Saskia Kuhnert,
Produktionsleitung
erzählt, wie ihr die Candis App die nötige Kontrolle über anfallende Kosten gibt.