Freigaben am Set, KSK am Beleg, V-Gelder per App
Candis strukturiert den Rechnungsworkflow für Produktionen – von der Belegerfassung am Set bis zur vollständigen Übergabe an Sesam oder DATEV.
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100+ Produktionsfirmen arbeiten mit Candis
06 min
Candis als offizieller Partner von
Mobile
Freigaben
Ob Geschäftsführung, Herstellungs- oder Produktionsleitung – genehmige Rechnungen direkt vor Ort
Für saisonale
Volumenschwankungen
Candis berechnet nach Jahresdurchschnitt, nicht nach Monatsvolumen
KSK-Feld
am Beleg
Erfasse die Angaben zur Künstlersozialkasse einmalig am Beleg und automatisiere den Rest
Unbegrenzte Projekte
+ externe Freigeber
ohne Extrakosten, auch für temporäre Teams ohne Firmen-E-Mail
1 von 4
20 % für alle Mitglieder der Produktionsallianz
Als offizieller Partner der Produktionsallianz bieten wir Mitgliedern einen Rabatt auf alle unsere Pakete.
Was Rechnungstools für Filmproduktionen leisten müssen
Wechselnde Teams, projektbezogene Budgets und förderrelevante Nachweispflichten – Filmproduktionen arbeiten anders als viele andere Unternehmen. Für sie muss das Rechnungsmanagement dynamisch sein, statt starre Prozesse vorzugeben.
Konformität
| Funktion | Candis | Andere Tools |
|---|---|---|
| KSK-Feld am Beleg | KSK-Feld im Sesam-Export, gemeinsam mit Sesam entwickelt | Nicht verfügbar |
| Kostenstellen + Förderregion | Übergabe von Kost 1, Kost 2 und Extra-Kosteninfo an Sesam | Kein filmspezifisches Kostenfeld |
| Auslagenabrechnung (V-Geld) | 30–50 Belege in einer Sammlung = 1 Dokument | Jeder Beleg einzeln erhöht Dokumentenvolumen und Kosten |
| IBAN-Validierung | Automatischer Vergleich von IBAN auf der Rechnung mit hinterlegten Stammdaten. Abweichung wird sofort als Warnfeld angezeigt | Manuelle Prüfung erforderlich |
Flexibilität
Nutzer:innenverwaltung
- Candis
- Beliebige E-Mail-Adresse, unbegrenzte Freigeber:innen, keine Extrakosten
- Andere Tools
- Oft auf interne Nutzer:innen beschränkt
Lizenzen
- Candis
- Unbegrenzte Projekte, Gesellschaften, Nutzer:innen
- Andere Tools
- Häufig Lizenz pro Projekt, Gesellschaft oder Nutzer:in
| Funktion | Candis | Andere Tools |
|---|---|---|
| Nutzer:innenverwaltung | Beliebige E-Mail-Adresse, unbegrenzte Freigeber:innen, keine Extrakosten | Oft auf interne Nutzer:innen beschränkt |
| Lizenzen | Unbegrenzte Projekte, Gesellschaften, Nutzer:innen | Häufig Lizenz pro Projekt, Gesellschaft oder Nutzer:in |
Der Rechnungsworkflow in der Praxis
Rechnungen entstehen am Set, im Büro und unterwegs – zu unterschiedlichen Zeiten, in unterschiedlichen Formaten. Candis verarbeitet Belege in einem Workflow, vom ersten Foto bis zum Buchhaltungsexport.
1. Einreichen
Belege erfassen: per App, E-Mail-Weiterleitung oder Upload – direkt am Set.
Kleinstbelege bündeln: Sammelauslagen für V-Gelder, von der Nagelpistole bis zur Hotelrechnung – in einer Einreichung.
Reisekosten automatisch berechnen: Verpflegungsmehraufwand + Fahrtkosten nach Reisedauer + Reiseziel.
2. Auslesen
Wichtige Infos automatisch auslesen – LLM-basiert, nicht per OCR: Geschäftspartner, Betrag, Steuersatz + Kostenstellen.
Duplikate erkennen: bereits erfasste Belege erkennt Candis auch bei mehrfacher Weiterleitung.
Dazulernen: Die Erkennungsqualität verbessert sich mit jeder Rechnung.
3. Vorkontieren
Am Beleg automatisch vergeben: Sachkonto, Kost 1, Kost 2, KSK-Feld + Extra-Kosteninfo; Candis schlägt vor, die Buchhaltung entscheidet.
Richtige Kostenstellen zuordnen – für jede Förderregion.
KSK-Feld zuweisen – für jede Rechnung von freiberuflichen Mitarbeitenden.
4. Freigeben
Freigaben konfigurieren: mehrstufig, betragsabhängig, mit Stellvertreterregelung.
Rollenbasiert freigeben: Herstellungsleitung, Produktionsleitung + Geschäftsführung geben jeweils nur zugewiesene Rechnungen frei.
Externe Freigeber:innen einladen: per E-Mail-Adresse, je nach Projekt
Rechnungsstatus verfolgen: So ist sichtbar, wo sich jede Rechnung jeweils im Prozess befindet.
5. Exportieren
Vollständig an Sesam übergeben: Buchungsdaten, Belegbild, KSK-Feld + Kostenstellen.
Nach DATEV exportieren: Vorkontierungen aus Candis landen als Buchungsvorschläge direkt in der Software.
6. Archivieren
GoBD-konform archivieren: alle Belege inklusive Audit-Trail.
Zugriff für 10 Jahre sichern, auch für abgeschlossene Produktionsgesellschaften + nach Kündigung.
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Kamera läuft, Klappe, Candis!
Wie verbessert unsere Rechnungsmanagement-Software den Arbeitsalltag von Produktionsfirmen? Wir haben nachgefragt.
01:00
Nele Geisler,
Produktionskoordination
beschreibt den Prozess und die Vorteile der Candis Firmenkreditkarten.
1:00
Stephanie Portoff,
Staff Product Managerin bei Candis
erklärt, warum Bestellanforderungen auch für Produktionsfirmen sinnvoll sind.
01:00
Saskia Kuhnert,
Produktionsleitung
erzählt, wie ihr die Candis App die nötige Kontrolle über anfallende Kosten gibt.
Direkter Export nach Sesam + DATEV
Sesam
Candis übergibt Rechnungsdaten, Belegbild, KSK-Angaben und Kostenstellen im Sesam-Format. Das KSK- und das Extra-Kosteninfo-Feld wurden gemeinsam mit Sesam für die Anforderungen der Filmproduktion entwickelt – sie gibt es im Sesam-Export nur mit Candis.
DATEV
Produktionen, die mit DATEV buchen, exportieren im DATEV-Format mit Belegbild. Alle Rechnungsdaten, Kostenstellen und Buchungstexte werden dabei vollständig übergeben. Vorkontierungen aus Candis landen direkt als Buchungsvorschläge in DATEV.
Was erfolgreiche Produktionen anders machen
Hier findest du praxisnahe Artikel, kurze Erklärvideos und ein Whitepaper zu prüfungssicheren Belegprozessen in der Film- und Produktionsbranche – sowie alles Wichtige zu unserer Partnerschaft mit Fairbucht.
Whitepaper: Sechs Anforderungen an einen Belegprozess
Warum E-Rechnungspflicht, Künstlersozialabgabe + Fördernachweise dieselbe Grundlage brauchen: einen prüfungsfähigen Belegprozess.
Blog Artikel: Vom Set bis zur Auswertung
Wo in der Produktionsbuchhaltung Informationen verloren gehen – und wie sich das vermeiden lässt.
Erfolgsgeschichte: Schluss mit dem Belegkarton
Von Zettelwirtschaft zum digitalen Prozess – wie Fairbucht und Candis Produktionsfirmen dabei helfen.
Erfolgsgeschichte: Warum keine Produktion mehr ohne Candis läuft
Wiedemann & Berg wickelt jede Produktion mit Candis ab – von der Belegerfassung am Set bis zur Übergabe an Sesam.
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Das Infopaket für Filmproduktionen
FAQs zu Candis in der Filmindustrie
Ja. Die Freigabe-Workflows kannst du beliebig erstellen und bei Bedarf anpassen.
Nein. Du brauchst lediglich einen Login und kannst darüber mehrere Projekte oder Organisationen haben. Das gilt auch für Mitarbeitende außerhalb der Buchhaltung.
Mit der Candis mobile App lassen sich Rechnungen per Klick von unterwegs aus freigeben.
Ja. Du kannst beliebig viele Nutzer:innen zu Candis hinzufügen und verschiedene Rollen vergeben. Endet die Zusammenarbeit mit einer Person, kannst du sie entfernen.
Per ScanToMail kannst du Rechnungen einscannen und direkt in dein Candis Postfach schicken lassen. Lästiges Herumschicken per Post gehört der Vergangenheit an!