Stammdatenpflege in DATEV: So verwaltest und exportierst du Stammdaten

Das manuelle Erfassen von Stammdaten ist für viele Buchhalter:innen noch immer Alltag – besonders dann, wenn der Rechnungseingang nicht durchgängig digitalisiert ist. Doch auch Unternehmen, die bereits mit einer Rechnungsmanagement-Software arbeiten, erfassen Kreditorendaten, Zahlungsbedingungen oder IBANs oft noch händisch.

Der Grund: Viele Tools bieten zwar eine digitale Belegverarbeitung, speichern aber keine Stammdaten oder übertragen diese nicht strukturiert an DATEV. Dadurch entsteht ein unnötiger Mehraufwand – mit dem Risiko fehlerhafter Buchungen, doppelter Datenpflege und unnötiger Rückfragen.

Wie es besser geht – und wie sich Stammdaten heute effizient und automatisiert pflegen lassen, erfährst du in diesem Artikel.

Stammdaten im Rechnungswesen sind feste Informationen über zentrale Geschäftsbereiche eines Unternehmens – und sie ändern sich in der Regel nur selten. Dazu zählen zum Beispiel Namen und Adressen von Kund:innen und Lieferant:innen, IBANs, Zahlungsbedingungen oder Artikelnummern. Diese Daten werden täglich genutzt und bilden das Rückgrat vieler Abläufe im Hintergrund.

Im Unterschied zu Bewegungs- oder Transaktionsdaten, die konkrete Geschäftsvorfälle wie Buchungen, Zahlungen oder Einkäufe abbilden, bleiben Stammdaten über längere Zeit hinweg konstant. Gerade deshalb sind sie so wichtig: Sie schaffen die Grundlage für reibungslose Prozesse und fundierte Entscheidungen.

Wenn Stammdaten sauber gepflegt sind, lässt sich vieles effizienter gestalten – vom optimalen Ressourceneinsatz über verlässliche Buchungsvorschläge im Kontoauszugsmanager bis hin zur korrekten Zahlungsabwicklung. Fehlen diese Daten oder sind sie fehlerhaft, wird’s schnell unübersichtlich – und im schlimmsten Fall teuer.

Eine sorgfältige Stammdatenpflege ist mehr als nur eine Fleißaufgabe – sie ist die Grundlage für eine funktionierende Buchhaltung, effiziente Prozesse und gesetzeskonforme Abläufe.

Vor allem in DATEV spielt sie eine zentrale Rolle: Ohne vollständige und korrekte Stammdaten können viele Arbeitsschritte gar nicht oder nur fehlerhaft durchgeführt werden.

Rechtliche Anforderungen

Bereits aus gesetzlichen Gründen müssen bestimmte Stammdaten erfasst werden. Besonders die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist insbesondere bei innergemeinschaftlichen Leistungen wichtig, da sie Voraussetzung für das Reverse-Charge-Verfahren ist. Eine fehlende oder nicht geprüfte USt-ID kann hier schnell zu Problemen führen.

Zahlungsverkehr effizient abwickeln

Im operativen Alltag sind gut gepflegte Stammdaten vor allem für den Zahlungsverkehr entscheidend:

• IBAN, Zahlungsbedingungen, Zahlungsträger oder auch das Zielland für Auslandsüberweisungen müssen korrekt hinterlegt sein, damit Zahlungen zuverlässig ausgelöst werden können.

• Wer mit DATEV Zahlungsverkehr arbeitet, profitiert direkt: Nur wenn die relevanten Daten vollständig gepflegt sind, lassen sich Sammelzahlungen ausführen oder Zahlungsavise generieren – beispielsweise als automatischer Serienbrief.

Fehlen Informationen wie IBAN oder Ansprechpartner:in, können Zahlungen nicht ausgeführt oder Kund:innen nicht über Zahlungsavise informiert werden. Gerade bei größeren Zahlungsvolumen oder wiederkehrenden Buchungen kann das zu echten Engpässen führen.

Unterstützung im Mahnwesen

Auch im Mahnwesen ist die Qualität der Stammdaten entscheidend. In DATEV Rechnungswesen kann beispielsweise ein kaufmännisches Mahnverfahren nur dann genutzt werden, wenn E-Mail-Adressen oder Postanschriften korrekt gepflegt sind – insbesondere, wenn eine dritte oder letzte Mahnung postalisch versendet werden soll. Wer seine Debitorendaten vollständig gepflegt hat, kann diese Prozesse weitgehend automatisieren.

Kommunikation und Serienbriefe

Ein praktisches Beispiel: Bei einem Umzug lassen sich aus den Kreditoren-Stammdaten in DATEV Serienbriefe generieren, um alle Lieferanten automatisch über die neue Adresse zu informieren. Auch für Digitalisierungsinitiativen – etwa der Umstellung von Papierrechnungen auf E-Mail-Rechnungen – ist eine gut gepflegte Adress- und Kommunikationsdatenbank Gold wert.

Automatisierung von Erfassungsprozessen

Besonders effizient wird es mit dem DATEV Automatisierungsservice Rechnungen: Wer diesen nutzt, kann beim Buchen direkt aus dem digitalen Beleg heraus Stammdaten wie Unternehmensname, Anschrift, Umsatzsteuer-ID und Bankverbindung automatisch erfassen lassen – ohne manuelles Abtippen. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehleranfälligkeit.

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Erfahre mehr

Wenn du in DATEV buchst, brauchst du zuvor die richtigen Stammdaten – sie werden über das sogenannte Arbeitsblatt „Grunddaten Rechnungswesen“ erfasst. Dieses öffnet sich automatisch, wenn ein neuer Mandant angelegt wird. Du findest es alternativ auch über:

Stammdaten > Mandantendaten > Kategorie „Mandantendaten Rechnungswesen“

Dort legst du die zentralen Einstellungen für die spätere Buchführung fest, wie z. B. das Wirtschaftsjahr, den verwendeten Kontenrahmen (SKR), die Währung oder auch spezielle Anforderungen für Branchen, Sonderbilanzen oder Fremdsprachen-Auswertungen.

Zwei Wege zur Erfassung von Geschäftspartner-Stammdaten

In DATEV gibt es zwei praktische Möglichkeiten, Kreditoren und Debitoren (also z. B. Lieferanten oder Kund:innen) zu erfassen:

1. Klassisch über das Stammdaten-Menü

Du navigierst zu:
Stammdaten > Kreditoren / Debitoren > Neu anlegen

Hier kannst du alle Daten strukturiert erfassen – etwa Adressen, Bankverbindungen, Ansprechpartner:innen oder Zahlungsdetails. Diese manuelle Methode eignet sich vor allem dann, wenn du größere Datenmengen vorbereitend erfassen oder pflegen möchtest.

2. Direkt beim Buchen eines Belegs

Schneller und oft effizienter: Du legst neue Geschäftspartner:innen direkt beim Buchen an. Dabei kannst du Daten, die bereits im digitalen Beleg enthalten sind, direkt übernehmen.

Besonders komfortabel wird das mit dem Automatisierungsservice Rechnungen. Damit liest DATEV viele der relevanten Informationen automatisch aus – du sparst dir das Eintippen und reduzierst Fehlerquellen.

Wo finde ich Stammdaten bei DATEV?

Für die Erstellung und Verwaltung von Verkaufsbelegen wie Angeboten, Rechnungen oder Gutschriften bietet DATEV mit DATEV Auftragswesen next eine passende Lösung, die nahtlos an die Stammdatenpflege anschließt

Wo du Stammdaten genau pflegst, hängt davon ab, mit welcher DATEV-Umgebung du arbeitest – und ob du selbst buchst oder deine Steuerkanzlei die Buchhaltung übernimmt.

Wenn du selbst buchst (DATEV Kanzlei-Rechnungswesen):

Dann erfasst du alle relevanten Stammdaten direkt im DATEV Rechnungswesen-Programm – etwa IBAN, Zahlungsbedingungen, Adressen oder Ansprechpartner:innen. Du arbeitest dabei in der Regel mit dem sogenannten Arbeitsblatt „Grunddaten Rechnungswesen“ sowie den Stammdatenmasken für Kreditoren und Debitoren.

Wenn dein Steuerberater bucht (DATEV Unternehmen online):

In diesem Fall pflegst du als Mandant:in deine Stammdaten in DATEV Unternehmen online – z. B. Bankverbindungen, Steuernummern oder Adressen. Der Steuerberater ergänzt dann später in Kanzlei-Rechnungswesen nur noch jene Informationen, die für die Verbuchung unbedingt notwendig sind – wie z. B. die USt-ID, etwa für innergemeinschaftliche Leistungen oder das Reverse-Charge-Verfahren.

Besonders in DATEV Unternehmen online lohnt sich die Stammdatenpflege dann, wenn Belege nicht vollständig automatisch ausgelesen werden können – etwa bei Papierrechnungen oder schlecht erkannten PDFs. In solchen Fällen ist es sinnvoll, Kreditoren oder Debitoren einmal manuell anzulegen. Felder wie Adresse oder IBAN werden dann automatisch ergänzt, sobald der Geschäftspartner erkannt wurde.

Wie halte ich Stammdaten aktuell?

Damit Stammdaten dauerhaft nützlich bleiben, müssen sie regelmäßig gepflegt werden – z. B. wenn sich eine IBAN ändert oder ein Ansprechpartner wechselt.

DATEV Unternehmen online unterstützt dich dabei mit hilfreichen Hinweisen: Wenn beim Belegbuchen eine neue IBAN erkannt wird, die von der gespeicherten abweicht, kannst du den Datensatz direkt aktualisieren – ohne Umweg über das Stammdatenmenü.

In DATEV Rechnungswesen hingegen fehlen solche Hinweise, da hier keine automatische Texterkennung stattfindet. Änderungen an Bankverbindungen, Adressen oder Zahlungsbedingungen müssen dort aktiv gepflegt und regelmäßig überprüft werden.

Gerade für selbstbuchende Unternehmen ist die Stammdatenpflege häufig mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden – vor allem, wenn keine durchgängige digitale Verarbeitung besteht.

Ein typisches Hindernis ist die Nutzung des Rechnungsdatenservice 1.0 in DATEV Unternehmen online. Diese Schnittstelle überträgt Belege in der Regel nur als PDF – strukturierte Daten wie Bankverbindungen, Adressen oder Zahlungskonditionen fehlen. Das bedeutet: Die relevanten Informationen müssen händisch erfasst und gepflegt werden, bevor sie in DATEV weiterverarbeitet werden können.

Typische Stolperfallen:

• Informationen aus Belegen werden nicht automatisch übernommen

• Daten wie Zahlungsbedingungen oder Ansprechpartner:innen fehlen oder sind veraltet

• Rückfragen an Lieferanten kosten Zeit und verzögern den Prozess

Diese Nachpflege ist nicht nur fehleranfällig – sie kann auch interne Abläufe ins Stocken bringen, z. B. wenn eine Zahlung nicht ausgeführt werden kann oder beim Jahresabschluss wichtige Angaben fehlen.

Automatisierung schafft Abhilfe

Eine deutliche Entlastung bietet der DATEV Automatisierungsservice Rechnungen. Damit können beim Belegbuchen Daten wie Name, Adresse, Bankverbindung oder USt-ID automatisch aus dem digitalen Beleg übernommen werden – strukturiert, standardisiert und direkt dort, wo sie gebraucht werden.

Das Ergebnis:

• Weniger manuelle Arbeit

• Konsistente, aktuelle Stammdaten

Schnellere, sicherere Prozesse im Zahlungsverkehr und in der Buchführung

Stolperfallen bei Vorsystemen

Wenn du ein Vorsystem nutzt – das musst du beachten

Viele Unternehmen erfassen Rechnungen zuerst in einem Faktura- oder ERP-System, z. B. easybill, Lexoffice oder einem eigens angebundenen Tool. Doch Vorsicht: Nicht jede Lösung überträgt die Stammdaten vollständig an DATEV.

• Rechnungsdatenservice 1.0 überträgt nur ausgewählte Felder wie IBAN oder Geschäftspartnername.

• Adressdaten und E-Mail-Adressen, die du z. B. fürs Mahnwesen oder Zahlungsavise brauchst, bleiben außen vor.

• Für eine strukturierte Übergabe – z. B. von Kontaktdaten oder Zahlungsbedingungen – brauchst du entweder einen CSV-Datenexport oder idealerweise den DATEV Buchungsdatenservice.

Wenn du mit DATEV Rechnungswesen arbeiten möchtest, überprüfe vorab, ob dein Vorsystem den Export dieser Felder unterstützt – sonst musst du sie später manuell nachpflegen.

DATEV bietet mit dem Automatisierungsservice bereits eine solide Grundlage, um Stammdaten effizient zu erfassen. Doch in der Praxis stoßen viele Unternehmen schnell an Grenzen – besonders dann, wenn es um durchgängige Automatisierung und die direkte Übergabe der Daten an DATEV Rechnungswesen geht.

Genau hier kommt Candis ins Spiel: Als Erweiterung für DATEV Selbstbucher:innen unterstützt Candis nicht nur beim digitalen Rechnungseingang, sondern übernimmt auch die strukturierte Erfassung und den verlustfreien Export von Stammdaten. Das spart nicht nur Zeit – sondern vor allem Nerven.

Im interaktiven Video zeigen wir dir, wie du in Candis Stammdaten von Geschäftspartnern automatisch anhand einer Rechnung erfassen und nach DATEV Rechnungswesen exportieren kannst.

Die manuelle Stammdatenpflege gehört zu den mühsameren Aufgaben im Buchhaltungsalltag – und ist gleichzeitig essenziell. Wir bei Candis sind überzeugt: Das geht heute auch einfacher und vor allem automatisiert.

Deshalb haben wir eine Erweiterung speziell für DATEV Selbstbucher:innen entwickelt. Damit können nicht nur Rückstellungen automatisiert gebucht werden, sondern auch Kreditorenstammdaten mitsamt Zahlungsinformationen direkt aus Candis nach DATEV Rechnungswesen exportiert werden – ganz ohne manuelles Nachpflegen. Grundlage dafür ist der DATEV Buchungsdatenservice, über den strukturierte Daten im CSV-Format sicher an das DATEV Rechenzentrum übermittelt werden.

Stammdaten erfassen – direkt beim Beleg

In Candis lassen sich Kreditoreninformationen automatisch aus einer Rechnung heraus erfassen. Der Clou: Bankverbindung, Unternehmensname, USt-ID und Adresse werden direkt aus dem Beleg ausgelesen und übernommen – fehleranfälliges Abtippen entfällt. Besonders hilfreich ist das für Unternehmen, die viele Eingangsrechnungen erhalten oder mit wechselnden Geschäftspartnern arbeiten.

So funktioniert der Export

Beim Export werden automatisch drei separate Buchungsstapel erzeugt:

• einer für die Rechnungen,

• einer für die Geschäftspartner-Stammdaten,

• einer für Zahlungsbedingungen.

Wenn du auch die Candis Visa Firmenkreditkarten nutzt, wird zusätzlich ein Stapel für Kreditkartentransaktionen angelegt. Über die DATEV-Stapelverarbeitung können alle Daten anschließend ganz einfach in den Bestand importiert werden.

Mehr als Pflicht – ein echter Effizienzgewinn

Warum dieser automatisierte Export so viel Zeit spart? Ganz einfach:
In DATEV Rechnungswesen sind Stammdaten wie IBAN, Zahlungsbedingungen, E-Mail-Adressen oder Ansprechpartner:innen oft die Voraussetzung, um Prozesse wie Zahlungsverkehr, Mahnwesen oder Serienbriefe (z. B. bei Umzug oder Rechnungsumstellung auf E-Mail) überhaupt nutzen zu können. Fehlen diese Daten, müssen sie später manuell ergänzt oder in Rücksprache mit dem Lieferanten eingeholt werden – ein echter Zeitfresser.

Mit Candis erfasst du die relevanten Informationen direkt beim Bearbeiten der Rechnung – genau da, wo sie ohnehin schon vorliegen. Das sorgt für saubere Daten und einen reibungslosen Ablauf in DATEV.

Weitere DATEV Lernvideos findest du auf dem YouTube-Kanal von Candis und in unserer Candis-Akademie.