Wie lange muss man Dokumente aufbewahren? Welche Dokumente sind überhaupt wichtig und reicht eine Kopie oder muss es das Originaldokument sein?

Die GoBD und ihre Aufbewahrungsfristen für Rechnungen scheinen manchmal ziemlich unübersichtlich. Deswegen kommt hier der Überblick von Candis.

Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesamtes für Finanzen. In den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wird festgelegt, wie die ordnungsgemäße Buchhaltung in Unternehmen oder bei Freiberufler:innen zu regeln ist, sodass eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt unkompliziert durchführbar ist.

Dritte sollen sich so einen schnellen Überblick über die Prozesse und Zahlen des Unternehmens verschaffen können. Eine GoBD-konforme Buchhaltung orientiert sich vor allem an folgenden Punkten:

• Vollständigkeit

• Richtigkeit

• Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung

• Ordnung

• Unveränderbarkeit

Ja! Es gibt eine Aufbewahrungspflicht, und zwar für sämtliche Unterlagen, die für das Verständnis und die Prüfung von steuerlich relevanten Angaben sind. Es macht dabei übrigens keinen Unterschied, ob es sich um selbst ausgestellte Dokumente, wie z. B. Rechnungen handelt, oder ob es eingegangene Dokumente von Geschäftspartner:innen sind. Letztendlich komplettieren alle diese Unterlagen das Bild.

Wenn die Daten einmal gespeichert sind, dürfen sie nicht mehr verändert werden. Eventuelle Anpassungen im Nachhinein müssen immer nachvollziehbar dokumentiert werden.

Insgesamt gibt es je nach Art des Dokuments verschiedene Aufbewahrungsfristen, in der Regel entweder 10 oder 6 Jahre. Die Aufbewahrungsfrist fängt mit dem Ende des Kalenderjahres an, in dem ein Dokument erstellt und verschickt bzw. erhalten wurde. Eine Ausnahme gibt es bei Verträgen. Die Aufbewahrungsfrist für diese Unterlagen läuft erst ab dem Ende der Vertragsdauer.

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gemäß GoBD

Die 10 Jahre andauernde Aufbewahrungsfrist gemäß § 147 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO, § 14b Abs. 1 UStG gilt für folgende Unterlagen:

• Bücher, Buchungsbelege, Rechnungen und Aufzeichnungen

• Jahresabschlüsse und Lageberichte

• Inventar

• Eröffnungsbilanz und Verfahrensdokumentation

• Zollpapiere

Die 6-jährige Aufbewahrungspflicht gemäß GoBD

Eine kürzere Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt für folgende Unterlagen:

• Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe

• Kopien der selbst versendeten Handels- und Geschäftsbriefe

• Sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind

Grundsätzlich gilt: Aufbewahrung immer im Original. Ganz wichtig ist, dass die Unterlagen auch am Ende der Aufbewahrungsfrist noch lesbar sind. Belege wie Kassenzettel bleichen zum Beispiel mit der Zeit aus, daher muss gewährleistet sein, dass die Aufbewahrung in einem Raum stattfindet, der vor Einwirkungen durch Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt ist.

Aufbewahrung im Original bedeutet auch, wenn ein Dokument originär digital vorliegt, es auch nur digital archiviert werden darf. Zudem muss das Dokument maschinell auswertbar sein. Eine elektronisch erhaltene Rechnung z. B. zur Aufbewahrung auszudrucken, ist also demnach nicht zulässig. Rechnungen, die im Original in Papierform vorliegen, dürfen nicht einfach eingescannt und vernichtet werden. Nur wenn eine sogenannte Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen vorliegt, darf die Papierrechnung entsorgt werden.

Bestimmte Unterlagen wie z. B. Handels- und Geschäftsbriefe müssen hingegen nur so aufbewahrt werden, dass die bildliche Wiedergabe mit dem Original übereinstimmt. Andere Unterlagen müssen inhaltlich übereinstimmend wiederzugeben sein (siehe hierzu auch Handelskammer Hamburg für eine umfassende Übersicht). Unterlagen, die im Original digitale Dokumente sind, müssen maschinell ausgewertet werden können.

Verstöße gegen die Aufbewahrungsfristen können schwerwiegende Folgen haben, abhängig davon, um welche Art Verstoß es sich handelt. Grundsätzlich gilt ein Verstoß gegen die Aufbewahrungsfristen der GoBD, als Verstoß gegen die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Als Konsequenz drohen Bußgelder, Zwangsmittel, oder dass das Finanzamt aufgrund fehlender Beweiskraft der Buchführung die Besteuerungsgrundlagen schätzt. Auch Verfolgung wegen Urkundenunterdrückung bei Vernichtung oder Beschädigung von Dokumenten oder bei absichtlicher Vorenthaltung ist denkbar (§ 274 StGB).

Beim Einsatz von Buchhaltungssoftware ist es wichtig, vorab zu klären, wie genau die Archivierung der Dokumente gehandhabt wird. Wird eine GoBD-konforme Archivierung gewährleistet? Was passiert mit den gespeicherten Daten, wenn man die Software irgendwann nicht mehr benutzt oder sogar löscht? Gibt es Zusatzkosten für die Aufbewahrung?
Solche Fragen sollten unbedingt vor der Anschaffung einer Software geklärt werden. Böse Überraschungen werden so vermieden.

Bei Candis werden sämtlicher Dokumente kostenlos und GoBD-konform für 10 Jahre archiviert. In unserem prüfungssicheren Rechnungsarchiv können durch Such- und Filterfunktionen auf jegliche Dokumente binnen Sekunden zugegriffen werden. Alle Vorgänge am jeweiligen Dokument sind außerdem nachvollziehbar in einer Prozessdokumentation aufgezeichnet und gespeichert.
Wird das Vertragsverhältnis beendet, gehen die Rechnungen in Candis nicht verloren. Auch nach Vertragsende haben Kund:innen weiterhin Zugriff auf sämtliche Dokumente. Sie werden nur dann gelöscht, wenn eine schriftliche Aufforderung seitens der Kund:innen vorliegt.

Fassen wir zusammen: gemäß der GoBD müssen steuerrechtlich relevante Daten über einen genau festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden – und zwar, sodass die Lesbarkeit gewährleistet bleibt.

Manche Dokumente müssen 10 Jahre lang archiviert werden, manche nur 6. Der Ablauf der Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem ein Dokument erstellt, versendet oder empfangen wurde. Wichtig ist in der Regel, dass das Dokument in Originalform vorliegt, jedoch reicht bei bestimmten Unterlagen auch die bildliche oder inhaltliche Wiedergabe mit dem Original.