Insgesamt gibt es je nach Art des Dokuments verschiedene Aufbewahrungsfristen, in der Regel entweder 10 oder 6 Jahre. Die Aufbewahrungsfrist fängt mit dem Ende des Kalenderjahres an, in dem ein Dokument erstellt und verschickt bzw. erhalten wurde. Eine Ausnahme gibt es bei Verträgen. Die Aufbewahrungsfrist für diese Unterlagen läuft erst ab dem Ende der Vertragsdauer.

Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesamtes für Finanzen. In den GoBD wird festgelegt, wie die ordnungsgemäße Buchhaltung in Unternehmen oder bei Freiberufler:innen zu regeln ist, sodass eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt unkompliziert durchführbar ist.

Dabei sind sämtliche Unterlagen gemeint, die für das Verständnis und die Prüfung von steuerlich relevanten Angaben sind. Es macht dabei übrigens keinen Unterschied, ob es sich um selbst ausgestellte Dokumente, wie z. B. Rechnungen handelt, oder ob es eingegangene Dokumente von Geschäftspartner:innen sind.

Jedes Unternehmen, das zur Buchführung verpflichtet ist, muss auch die Aufbewahrungsfristen von Dokumenten einhalten. Auch Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte sind von der Pflicht zur Aufbewahrung betroffen, wenn über bestimmte Gewinn- und Umsatzgrenzen hinausgehen.

Bei Gewerbetreibenden muss der Mindestumsatz bei 600.000 € oder der Mindestgewinn bei 60.000 € liegen, wobei letzteres auch für Land- und Forstwirte gilt.

Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht

Die Abgabenordnung regelt, welche Arten von Dokumenten aufbewahrt werden müssen (§ 147 AO). Alle Unternehmen, die zur Buchhaltung verpflichtet sind, müssen gemäß dem deutschen Steuerrecht auch die Aufbewahrungspflicht erfüllen, die gemäß § 140 AO über das Steuerrecht hinausgeht. Personen, die ihre Bücher gemäß anderen Gesetzen führen, müssen die Besteuerung gemäß diesem Gesetz erfüllen. Einige Händler müssen das Handelsgesetz (HGB) beachten.

Handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht

Gemäß § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB) sind alle Geschäftsleute dazu verpflichtet, ihre Unterlagen aufzubewahren. Es ist erforderlich, dass die Buchführung gemäß § 238 HGB so gestaltet wird, dass Dritte (wie das Finanzamt) jede Geschäftshandlung vollständig nachvollziehen können.

Die 10 Jahre andauernde Aufbewahrungsfrist gemäß § 147 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO, § 14b Abs. 1 UStG gilt für folgende Unterlagen:

• Bücher, Buchungsbelege, Rechnungen und Aufzeichnungen

• Jahresabschlüsse und Lageberichte

• Inventar

• Eröffnungsbilanz und Verfahrensdokumentation

• Zollpapiere

Eine kürzere Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt für folgende Unterlagen:

• Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe

• Kopien der selbst versendeten Handels- und Geschäftsbriefe

• Sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind

1. Grundsätzlich gilt: Aufbewahrung immer im Original. Wenn ein Dokument originär digital vorliegt, darf auch nur digital archiviert werden. Ein Dokument, das das Unternehmen per Mail erhalten hat, darf also nicht ausgedruckt werden. Vor allem Rechnungen, die im Original in Papierform vorliegen, dürfen nicht einfach eingescannt und vernichtet werden. Nur wenn eine sogenannte Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen vorliegt, darf die Papierrechnung entsorgt werden.

2. Unterlagen, die im Original digitale Dokumente sind, müssen maschinell ausgewertet werden können.

3. Die Dokumente müssen auch am Ende der Aufbewahrungsfrist noch lesbar sein. Belege wie Kassenzettel bleichen zum Beispiel mit der Zeit aus. In der Aufbewahrung sollten die Kassenzettel deshalb unbedingt vor Feuchtigkeit geschützt sein.

4. Bestimmte Unterlagen wie z. B. Handels- und Geschäftsbriefe müssen hingegen nur so aufbewahrt werden, dass die bildliche Wiedergabe mit dem Original übereinstimmt. Andere Unterlagen müssen inhaltlich übereinstimmend wiederzugeben sein (siehe hierzu auch Handelskammer Hamburg für eine umfassende Übersicht).

Verstöße gegen die Aufbewahrungsfristen können schwerwiegende Folgen haben, abhängig davon, um welche Art Verstoß es sich handelt.

Grundsätzlich gilt ein Verstoß gegen die Aufbewahrungsfristen der GoBD als Verstoß gegen die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Als Konsequenz drohen Bußgelder, Zwangsmittel, oder dass das Finanzamt aufgrund fehlender Beweiskraft der Buchführung die Besteuerungsgrundlagen schätzt.

Auch Verfolgung wegen Urkundenunterdrückung bei Vernichtung oder Beschädigung von Dokumenten oder bei absichtlicher Vorenthaltung ist möglich (§ 274 StGB).

Grundsätzlich sollte man auf die digitale Aufbewahrung von Dokumenten setzen, weil sie viel Platz sparen und tägliche Abläufe simplifiziert und automatisiert.

Aber Achtung: Auch digitalisierte Prozesse sind nicht unbedingt perfekt. Oft werden analoge Prozesse kopflos ins digitale übertragen, aber dabei nicht automatisiert. Deshalb helfen die Strukturen einer Software enorm, um smarte Abläufe zu etablieren, die Mitarbeiter:innen einen Haufen Arbeit abnehmen.

Mit einer Dokumenten und Rechnungsverarbeitungs-Software wie Candis werden Handlungsabläufe vereinfacht. Das geschieht vor allem durch die Möglichkeit, mit Workflows zu arbeiten und die Automatisierung vieler Prozesse, die in der Vergangenheit manuell ablaufen mussten.

Bei Candis werden sämtliche Dokumente kostenlos und GoBD-konform für 10 Jahre archiviert. In unserem prüfungssicheren Dokumentenarchiv können durch Such- und Filterfunktionen auf jegliche Dokumente binnen Sekunden zugegriffen werden. Alle Vorgänge am jeweiligen Dokument sind außerdem nachvollziehbar in einer Prozessdokumentation aufgezeichnet und gespeichert.

Wird das Vertragsverhältnis beendet, gehen die Dokumenten in Candis nicht verloren. Auch nach Vertragsende haben Kund:innen weiterhin Zugriff auf sämtliche Dokumente. Sie werden nur dann gelöscht, wenn eine schriftliche Aufforderung seitens der Kund:innen vorliegt.