Virtuelle Kreditkarte mit Verfügungsrahmen: Finde die Richtige

Virtuelle Kreditkarten sind Kreditkarten, die nicht in haptischer Form vorliegen, sondern nur digital. Es gibt sie auf Guthabenbasis oder mit monatlichem Verfügungsrahmen.

Sie eignen sich besonders für Online-Einkäufe und lassen sich mit Smartphone und Smartwatch auch vor Ort im Geschäft einsetzen. Jedoch bieten kleinere, lokale Unternehmen in Deutschland diese Möglichkeit häufig noch nicht an.

Der monatliche Verfügungsrahmen oder Kreditrahmen gibt den Betrag an, über den die Besitzer:innen verfügen können. Den jeweiligen Betrag gewährt das Finanzinstitut als einen Kredit, der üblicherweise erst nach 30 oder 60 Tagen zurückgezahlt werden muss.

Bei normalen Kreditkarten ist ein gewisser Kreditrahmen Standard, bei virtuellen Kreditkarten ist die Prepaid-Form beliebter. Im Vergleich zur virtuellen Kreditkarte erfährt die haptische weltweit deutlich größere Akzeptanz und lässt sich überall vor Ort einsetzen, auf Reisen oder beim täglichen Einkauf.

Virtuelle Kreditkarten hingegen lassen sich einfacher beantragen und in viel größerer Stückzahl herstellen, was das Tracking der Ausgaben vereinfacht. Außerdem lassen sie sich im Betrugsfall leichter sperren.

Bei virtuellen Kreditkarten mit Verfügungsrahmen und auch bei klassischen Kreditkarten stellt der Anbieter den Käufer:innen einen monatlichen Kredit zur Verfügung. Das gilt gleichermaßen für Privatpersonen und Unternehmen.

Durch das monatliche Limit eignen sie sich besonders für die Nutzung durch Unternehmen für ihre Mitarbeiter:innen. Die Kosten, Zahlungsziele und Höhe des Kredits unterscheiden sich nach Anbieter und Bonität der Käufer:innen.

Im Internet ist zum Bezahlen mit einer Kreditkarte die Angabe der Kreditkarteninformationen erforderlich:

• Kreditkartennummer

• Gültigkeitsdatum

• Prüfnummer (CVV bzw. CVC)

• Name des Karteninhabers

Während die klassische Kreditkarte im Portemonnaie mitgenommen werden kann, besteht die virtuelle Kreditkarte nur aus diesen Kreditkarteninformationen.

Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen sind ein guter Weg, das Ausgabenmanagement von Unternehmen zu erleichtern. So ist die aufwendige Auslagenerstattung endlich passé.

Sie sind schnell beantragt, sofort einsetzbar und praktisch für den Einkauf im Internet. Virtuelle Kreditkarten bringen jedoch natürlich nicht nur Vorteile mit sich. Hier siehst du alle Vor- und Nachteile auf einen Blick.

Vorteile von virtuellen Kreditkarten

• Einfache Beantragung: Virtuelle Kreditkarten können schnell und einfach beantragt werden und sind anschließend sofort einsatzbereit. Der Postversand entfällt, die Kreditkarteninformationen werden direkt digital bereitgestellt. Ist die Bonität des Unternehmens einmal bestätigt, können mit wenigen Klicks neue virtuelle Kreditkarten für Mitarbeiter:innen beantragt werden.

• Kein Verlust: Was du nicht in der Tasche trägst, kannst du auch nicht verlieren.

• Flexibilität: Sie bieten dir Dateneinsicht in Echtzeit und individuelle Limits.

• Planungssicherheit: Bei der Erstellung von virtuellen Kreditkarten können im Vorfeld Budgets festgelegt werden, sodass Mitarbeiter:innen nicht mehr ausgeben können als vorgesehen.

• Geringes Risiko: Selbst bei Kreditkartenmissbrauch bleibt der mögliche Schaden auf das festgelegte Budget begrenzt. Die Gefahr eines Diebstahls ist bei der virtuellen Kreditkarte deutlich reduziert.

Nachteile von virtuellen Kreditkarten

• Eingeschränkte Nutzung: Ausgelegt ist die virtuelle Kreditkarte in erster Linie auf den Online-Handel. Vor allem in Deutschland akzeptieren viele Kleinhändler keine virtuellen Kreditkarten. Doch keine Sorge: Die Anerkennung von virtuellen Kreditkarten verbreitet sich mit steigender Digitalisierung immer mehr.

• Bonität vorausgesetzt: Zumindest lassen sich virtuelle Kreditkarten mit Verfügungsrahmen nicht ohne Bonitätsprüfung beantragen.

Was gibt es bei der Beantragung von virtuellen Kreditkarten zu beachten?

Abgesehen von klassischen Bedingungen bei der Beantragung von Kreditkarten, wie Volljährigkeit und Lage des Hauptwohnsitzes, ist bei virtuellen Kreditkarten mit Kreditrahmen die Bonitätsprüfung besonders ausschlaggebend. Du brauchst hierfür eine SCHUFA-Auskunft sowie Einkommensnachweise, sodass der Anbieter dir einen entsprechenden Verfügungsrahmen einräumen kann.

Die Beantragung untergliedert sich meist in fünf Schritte:

1. Ausfüllen des Antrags inklusive Angabe der Höhe des Verfügungsrahmens

2. Prüfung der Bonität durch den Anbieter

3. Prüfung der Identität durch den Anbieter

4. Bereitstellung der virtuellen Kreditkarte

5. Bereitstellung des Kreditrahmens in Form eines Guthabens

Der genaue Prozess der Beantragung unterscheidet sich je nach Anbieter. Die Prüfung der Identität findet üblicherweise per PostIdent- oder VideoIdent-Verfahren statt. Ersteres findet in einer Filiale der Deutschen Post statt, zweiteres entspannt von zu Hause aus.

Nötig ist dafür nur eine gute Internetverbindung, eine Videokamera und ein Ausweisdokument, um deine Identität nachzuweisen. Die Beantragung der virtuellen Kreditkarte wird mit einer Online-Signatur abgeschlossen.

Unternehmen, die virtuelle Kreditkarten für ihre Mitarbeiter:innen beantragen, müssen ebenfalls überprüft werden. Bankguthaben, Investments oder Cashflow können hier relevante Faktoren sein, um den Verfügungsrahmen festzulegen.

Eine virtuelle Kreditkarte mit Verfügungsrahmen lässt sich für Privatpersonen und Unternehmen nicht ohne Bonitätsprüfung beantragen. Hier bleibt nur die Wahl einer virtuellen Kreditkarte auf Prepaid-Basis, die vor einer Bezahlung mit Guthaben aufgeladen werden muss.

Das hat den Vorteil, dass die Prepaid-Kreditkarten viel schneller genutzt werden können, weil Bonitätsprüfungen in der Regel sehr viel Zeit und Aufwand brauchen.

Die genauen Kosten für virtuelle Kreditkarten mit Verfügungsrahmen unterscheiden sich je nach Anbieter. Es gibt aber bestimmte Posten, aus denen sich der jeweilige Gesamtpreis am Ende zusammensetzt.

• Jahresgebühr, die für die Bereitstellung und Nutzung der virtuellen Kreditkarte jährlich anfällt; in manchen Fällen berechnen Anbieter statt einer Jahresgebühr eine monatliche Pauschale.

• Fremdwährungsgebühr, wenn Nutzer:innen mit einer fremden Währung zahlt.

• Freischaltungsgebühr für den Fall, dass Nutzer:innen die Kreditkarte lange nicht benutzt hat, sie durch den Anbieter deshalb deaktiviert wurde und schließlich wieder freigeschaltet werden muss.

• Aufladegebühr, bei guthabenbasierten Kreditkarten.

Es gibt viele verschiedene Anbieter und Angebote für virtuelle Kreditkarten. Um das für dich richtige Angebot zu finden, überlege dir vorab, worauf du Wert legst und was für dein Unternehmen bei einer virtuellen Kreditkarte wichtig ist.

Schließlich muss sie zu den Zielen, zu den bereits vorhandenen Prozessen und zu den Ansprüchen der Buchhaltung passen, damit sie erfolgreich ins Unternehmen integriert werden kann.

Wir haben für dich zehn Kriterien für die Wahl einer virtuellen Kreditkarte zusammengestellt.

1. Abrechnungsart: Brauchst du eine Prepaid-Karte oder einen Verfügungsrahmen?

2. Höhe des Verfügungsrahmens: Reicht der Verfügungsrahmen aus?

3. Budgets für Mitarbeiter:innen festlegen: Sind die Kreditkartenbudgets variabel?

4. Vorteile der virtuellen Kreditkarte: Gibt es zusätzliche Anreize, wie z. B. Cashback?

5. Kosten und Gebühren: Was fällt an?

6. Schnelle Verfügbarkeit: Wie lange dauert es, bis du die Karte einsetzen kannst?

7. Akzeptanz: Wo kannst du mit der virtuellen Kreditkarte bezahlen?

8. Sicherheit: Wie kannst du dich vor Missbrauch oder Diebstahl schützen?

9. Handhabung: Wie leicht ist die Handhabung der virtuellen Kreditkarten?

10. Prozesse: Wie gut lässt sich die Karte in bestehende Prozesse einbinden?

Wenn du die Bedürfnisse deines Unternehmens an eine virtuelle Kreditkarte bestimmt hast, dürfte es dir leicht fallen, aus den unterschiedlichen Anbietern zu wählen und deine erste virtuelle Kreditkarte zu beantragen.

Strecken deine Mitarbeiter:innen Beträge immer noch vor? Auslagenerstattung ist ein Konzept der Vergangenheit, das schon viel zu viel Zeit verbraucht und Nerven gekostet hat. Aber auch das Konzept der Unternehmenskreditkarte bietet zu viele Sicherheitslücken und ist seit der Einführung der Zwei-Faktor-Authentifizierung umständlicher denn je.

Mit den Firmenkreditkarten von Candis optimierst du dein Ausgabenmanagement, entlastest die Buchhaltung und schaffst mehr Transparenz für die geschäftlichen Finanzen. Belege können direkt in Candis übertragen und dort mit den Kreditkartentransaktionen verknüpft werden. Jeder deiner Mitarbeiter:innen kann jederzeit am Desktop oder mobil über die Candis-App Rechnungen freigeben.

Candis bietet Prefund-Kreditkarten ohne Bonitätsprüfung an. Bei beiden Varianten muss man Geld überweisen und nur das kann ausgegeben werden. Bei Prefund hast du jedoch immer noch eine Kreditkarte und bei Pre-Paid steht "Debit".

Weitere Besonderheiten einer Prefund-Karte:

• Man kann mit der Prefund auch beim Mieten eines Autos die Kaution hinterlegen, soweit das Geld auf der Karte ist.

• Du lädst bei einer Prefundkarte nicht die Karte, sondern das Firmenkonto auf und jede Karte bekommt anschließend das Volumen, das festgelegt wurde.

• Prefund sind auf dem deutschen Markt noch relativ neu.

Wie funktioniert es?
Zu Beginn planst du, wie viel du mit deiner Prefund-Karte pro Monat ausgeben möchtest. Anschließend darfst du maximal dreimal so viel Geld, wie geplant, als Guthaben auf das Konto überweisen. So vermeidest du Negativzinsen.
Eine Bonitätsprüfung gibt es hier nicht, aber Maßnahmen wie das Know Your Customer Prinzip zur Bekämpfung von Geldwäsche werden durchgeführt.