Das papierlose Büro - Praxistipps um loszulegen
Nur rund 6% der deutschen Unternehmen arbeiten vollständig digitalisiert, also komplett ohne papierbasierte Prozesse. Das scheint wenig, liegt doch das papierlose Büro im Trend.
Zwei Welten treffen aufeinander. Auf der einen Seite altmodische Buchhaltungsprozesse, auf der anderen die voranschreitende Digitalisierung. Klar, viele der alten Prozesse funktionieren - aber sind sie noch zeitgemäß? Dass etwas funktioniert, heißt schließlich nicht, dass es nicht verbessert werden kann.
Was bedeutet eigentlich ‘papierloses Büro’?
Der Begriff ‘papierloses Büro’ versteht man vor allem den Verzicht auf papiergebundene Dokumente und die Umstellung auf digitale Prozesse.
Das papierlose Büro wird oft auch als Synonym für die Digitalisierung und als Symbol für effizienteres Arbeiten verwendet.
Die Vorteile: papierloses Arbeiten
Je nach Unternehmen und Branche können mit der Einführung digitaler Prozesse verschiedene Ziele verfolgt werden. Die Vorteile des papierlosen Büros sind zahlreich und die Digitalisierung wirkt sich auf mehrere Bereiche positiv aus:
- Kostensenkung
- Effizienzsteigerung
- Flexiblere Arbeitsmöglichkeiten
- Zeitersparnis
- Nachhaltigkeit
- Wettbewerbsfähigkeit
- Platz- und Materialersparnis
- Compliance
Die Nachteile des papierlosen Büros
Einen “echten” Nachteil gibt es unserer Meinung nach nicht. Trotzdem wird oft die Einführung, bzw. Umsetzung des papierlosen Büros als Nachteil empfunden. Viele Unternehmen sehen diese als Mammutaufgabe, die lieber aufgeschoben als angegangen wird.
Die Umstellung scheint vor allem für technisch weniger affine Mitarbeiter:innen eine Herausforderung und an manchen Stellen mangelt es auch an Mut zur Veränderung. Ein komplettes Unternehmen von heute auf morgen komplett zu digitalisieren scheint schier unmöglich. Wo sollte man überhaupt anfangen und wie den Aufwand stemmen?
Warum diese Denkweise eine Fehleinschätzung ist, zeigen wir im folgenden Abschnitt.
In 4 Schritten zum papierlosen Büro
Die Annahme, dass sämtliche Prozesse zu 100% digitalisiert werden müssen, ist irreführend. Eine solche Digitalisierungsrate zu erreichen ist schlichtweg unrealistisch. Schließlich können wir es nicht verhindern, dass die ein oder anderen Geschäftspartner:innen uns eine Weihnachtskarte auf postalischem Weg zukommen lassen.
Überwiegend papierlos zu arbeiten reicht hingegen völlig aus. In den meisten Unternehmen ist eine Digitalisierungsrate von bis zu 80-85% realistisch und erzielt bereits den gewünschten Effekt.
Und obgleich aller Anfang schwer scheint - die ersten Schritte in Richtung papierloses Büro sind einfacher als gedacht.
1. Erwartungshaltung anpassen
Das papierlose Büro von heute auf morgen einzuführen ist utopisch. Die Umstellung auf papierloses Arbeiten ist ein Prozess, der je nach Unternehmensgröße einige Zeit in Anspruch nehmen kann.
Eine langfristige Umstellung sollte also nicht überstürzt, sondern sorgfältig geplant und angegangen werden. Papierbasierte Prozesse sollen stufenweise abgeschafft werden, sodass man sich langfristig der Idee des papierlosen Büros immer weiter annähert.
Es gilt also: step-by-step.
2. Im Kleinen anfangen
Aller Anfang ist schwer. In der Regel fängt man am besten direkt an der Quelle und bei einzelnen, klassisch analogen Prozessschritten an.
In der Buchhaltung und der Rechnungsverarbeitung z. B. wäre ein sinnvoller erster Schritt, ein zentrales E-Mail Postfach einzurichten und Lieferanten um digitale Rechnungsstellung zu bitten. Eingehende Papierrechnungen werden so nach und nach weniger. So wird der Prozess des Rechnungseingangs heruntergebrochen und langsam, aber sicher digitalisiert.
Ein erster Schritt ist also geschafft. Jetzt kann ein weiterer Prozess in Angriff genommen werden, z. B. die Archivierung von Dokumenten. Auf diese Weise kann man nach und nach klassisch analoge Prozesse digitalisieren.
3. Geeignete Software-Tools einführen
Damit die Umstellung aufs papierlose Büro gelingt, ist die Einführung von verschiedenen Tools notwendig. Welche Software geeignet ist, hängt von den genauen Arbeitsabläufen im Unternehmen oder auch von der jeweiligen Branche ab. Egal ob für das Projektmanagement, die Dokumentenverwaltung oder die Finanzbuchhaltung - für jeden Unternehmensbereich gibt es etliche Software-Tools, die beim Digitalisieren unterstützen.
Das Toolkit für moderne Finanzmanager:innen
In der Regel unterscheidet man zwischen All-in-One-Tools und passgenauen Lösungen. All-in-One-Tools können je nach Komplexität der unternehmensinternen Prozesse eher schwierig zu finden sein. Passgenaue Lösungen bilden hingegen einzelne Prozessschritte ab und sind oft die flexiblere Option. Für den Bereich der Finanzbuchhaltung hat CANDIS z. B. eine passgenaue Lösung für das Rechnungsmanagement entwickelt.
4. Mitarbeiter:innen mit einbeziehen
Eine Umstellung von gewohnten Prozessen auf neue Arbeitsweisen kann für die ein oder anderen Mitarbeiter:innen durchaus eine Herausforderung sein. Hier gilt: die Vorteile der papierlosen Arbeitsweise aufzeigen, geplante Umstellungen offen und transparent kommunizieren und Mitarbeiter:innen aktiv in die Umsetzung mit einbinden.
Für Beschäftigte birgt das papierlose Büro durchaus auch persönliche Vorzüge, so werden z. B. flexiblere Arbeitszeitmodelle oder Arbeiten aus dem Home Office begünstigt. Eine offene Kommunikation und ein bisschen Mut zur Veränderung sind das A und O.
Wenn ihr neugierig geworden seid, wie CANDIS eure Finanzabteilung auf dem Weg zum papierlosen Büro unterstützen kann, dann vereinbart gerne eine Kurzberatung mit unserem Team!
