Das Wichtigste in Kürze
Dokumentenmanagement fasst die Erstellung, Bearbeitung, Ablage und Beseitigung von Dokumenten zusammen.
Mithilfe einer digitalen Lösung werden Prozesse vereinfacht, Kosten reduziert und CO₂-Emissionen eingespart.
Software unterstützt beim digitalen Dokumentenmanagement dabei, die Richtlinien von GoBD und DSGVO einzuhalten.
Die Herausforderung ist vielen Unternehmen bekannt: Eine Person erstellt oder empfängt ein Dokument – wenn nun aber andere Mitarbeiter:innen auf dieses zugreifen müssen, suchen sie entweder lange danach oder müssen die Person persönlich bitten, es ihnen bereitzustellen. Dokumentenmanagement erleichtert die Suche um ein Vielfaches, verkürzt Prozesse und spart dem gesamten Unternehmen Zeit.
Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) kurz erklärt
Fangen wir beim Anfang an: Was ist Dokumentenmanagement?
Unter dem Begriff des Dokumentenmanagements wird die Erstellung, Bearbeitung, Ablage und Beseitigung von Dokumenten zusammengefasst, insbesondere mithilfe von digitalen Lösungen.
Für die Praxis gibt es sogenannte Dokumentenmanagement-Systeme (kurz: DMS). Das sind digitale Lösungen, die darauf zugeschnitten sind, Unternehmen den Umgang mit Dokumenten zu erleichtern.
Im Wesentlichen dienen Dokumentenmanagement-Systeme als digitales Archiv für Dokumente.
Sie erlauben das Scannen von Papierdokumenten, inkl. OCR-Technologie zur einfachen Digitalisierung des Inhalts. Sie stellen sicher, dass alle Mitarbeiter:innen immer auf die aktuelle Version eines Dokuments zugreifen können, sodass die gemeinsame Arbeit an einem solchen vereinfacht wird.
Klassisches DMS vs. Cloud-Lösung
Grundsätzlich gibt es zwei Modelle bei einem DMS, die sich darin unterscheiden, auf welchen Servern die Daten gespeichert und archiviert werden. Es gibt das klassische DMS, bzw. On-Premise Lösung oder cloud-basierte DMS.
Bei einer klassischen DMS Software werden die Dokumente auf eigenen Servern im Unternehmen gespeichert. Im Gegensatz dazu wird bei einem cloud-basierten DMS auf externe Server zurückgegriffen, die dem Unternehmen zur Verfügung gestellt werden.
On-Premise Lösungen sind in der Regel bis ins letzte Detail individualisierbar, bieten also vielfältige Möglichkeiten und umfangreiche Funktionen. Aufgrund dieser Komplexität müssen zur Einrichtung einer On-Premise Software oft eigene IT-Expert:innen eingestellt werden. Das Hosten in den eigenen Räumlichkeiten erlaubt maximale Kontrolle, was für große Konzerne oft ausschlaggebend ist.
Cloud-basierte DMS-Software hingegen ist von den Anschaffungskosten her günstiger und für die Nutzung ist keine spezielle Hardware nötig. Cloud-Lösungen sind generell anpassungsfähiger, aber auch eingeschränkter in den Funktionen. Passgenaue Cloud-Lösungen sind deshalb vor allem für kleine und mittlere Unternehmen interessant.
Die Vorteile eines DMS
In vielen Unternehmen laufen Verwaltungsarbeiten noch manuell ab, Papierdokumente werden von Hand sortiert, bearbeitet und archiviert. Die Prozesse sind zäh und langsam. Die Hoffnung auf effizientere Prozesse und auf etwas mehr Übersicht im Dokumentendschungel ist nicht der einzige Grund, weshalb Unternehmen sich für den Einsatz eines DMS entscheiden. Tatsächlich kann durch auf verschiedenen Ebenen profitiert werden.
Zeitersparnis: Der größte Zeitfresser in deutschen Unternehmen ist das (oft vergebliche) Suchen nach Papierdokumenten. Im DMS können über intelligente Suchfunktionen sämtliche Dokumente innerhalb von Sekunden aufgerufen werden.
Übersichtliche Strukturierung und Archivierung: Bei der Katalogisierung von Papierdokumenten verliert so manch einer schnell den Überblick. In einem DMS können Dokumente in digitale Aktenstrukturen eingeordnet und archiviert werden. Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind hier ebenfalls wichtige Punkte. Eine gesetzeskonforme Archivierung der Dokumente ist im Falle einer Prüfung unabdingbar.
Weniger Fehler: Bei manuellem Einlesen und Bearbeiten von Dokumenten passieren oft Fehler. Nicht so bei einem DMS. Das System ist in der Lage, Daten automatisch und fehlerfrei einzulesen. Mitarbeiter:innen können die Dokumente so anschließend schneller und zuverlässiger bearbeiten.
Orts- und zeitunabhängig bei Cloud-Lösung: Eine cloud-basierte DMS Software ermöglicht dies: Mitarbeiter:innnen können jederzeit und von überall auf Dokumente zugreifen - egal ob im Home Office, im Ausland oder eben im Büro.
Entlastung der Mitarbeiter:innen: Die DMS Software automatisiert etliche Prozesse, wodurch Vorgänge oft effizienter gestaltet werden können. Mitarbeiter:innen werden entlastet und können andere Aufgaben priorisieren.
Die eierlegende Wollmilchsau: Braucht dein Unternehmen wirklich ein DMS?
Stell dir vor, du hast auf deinem Smartphone nur eine App, die alles kann, jedoch teuer ist, kompliziert zu nutzen und manche für dich wichtigen Prozesse gar nicht in der benötigten Tiefe abbildet.
Ist es nicht besser, dass sich jeder von uns unterschiedliche Apps zu unterschiedlichen Themen installieren kann, die intuitiv zu nutzen und vielleicht auch günstiger sind?
So ist das auch mit einem DMS. Dokumentenmanagement Systeme sind eine tolle Sache, jedoch häufig auch sehr kostspielig, komplex und eher für Großunternehmen geeignet. Die folgenden Kapitel spiegeln die Bedürfnisse wider, die potenzielle Käufer:innen von Dokumentenmanagement-Systemen haben – und die man vielleicht auch viel einfacher lösen kann.
Stelle dir einfach, bevor du eine Software auswählst, folgende Fragen: Welche Probleme soll eine Software für mich lösen?
Du möchtest dein Rechnungsmanagement effizient digitalisieren
Das Rechnungsmanagement umfasst einige Aufgaben, wie z. B. die Bearbeitung von Anfragen, Dublettenprüfung und die Sicherstellung, dass Lieferunternehmen pünktlich bezahlt werden.
Solange du dich nur auf das Rechnungsmanagement fokussierst, brauchst du kein DMS, sondern eine Rechnungsmanagement-Software.
Bei der Wahl einer Rechnungsmanagement-Software solltest du vor allem auf eine intuitive Bedienung, Übersichtlichkeit und Sicherheitsstandards achten.
Ein kleiner, aber effektiver Zeitspartrick!
Jede Rechnung wird heutzutage digital erstellt. Warum sollte man diese also erst ausdrucken, und nicht gleich digital versenden? Mails kommen sofort an – der Postweg benötigt mehrere Tage.
Einige dich mit deinen Lieferanten auf digitale Kommunikationswege, dann können Rechnungen schneller und effizienter verbuchen werden. Zudem werden Daten verlässlicher übertragen, als z. B. durch ein gescanntes Dokument, weil der Prozess medienbruchfrei durchgeführt wird.
Du möchtest deine Dokumente revisionssicher archivieren
Du möchtest kein Dokument mehr verlieren oder in Ordnern suchen? Dokumentenmanagementsysteme bieten häufig revisionssichere Archivierung an, jedoch findest du dieses Feature auch in einigen passgenauen Lösungen, die sich z. B. auf Rechnungen und Verträge spezialisieren. Zusätzlich gibt es auch Funktionen, wie Backup- und Wiederherstellungspläne für den Notfall, sodass deine Dokumente gesichert sind.
Soweit alle Dokumente in einer Cloud abgespeichert sind, kannst du auch ortsunabhängig arbeiten.
Du möchtest, dass alle Mitarbeiter:innen und die Steuerberatung Zugang zur Software haben?
Suche nach einer Software mit der Funktion "Mandantenfähigkeit". So können Mandanten Zugang auf die Software bekommen und gemeinsam mit dir an Prozessen arbeiten.
Willst du deinen Mitarbeiter:innen individuelle Benutzerrechte geben?
Die meisten Programme lassen sich so einstellen, dass eine oder mehrere Personen Adminrechte hat. Die Admins können die unterschiedlichen Zugangsrechte dann verwalten.
So können Personen unterschiedliche Dokumente bearbeiten, freigeben oder löschen. Über das digitale Archiv findet jede:r Mitarbeiter:in jederzeit den aktuellen Stand eines Dokuments vor, kann es bearbeiten und neu für alle anderen bereitstellen. Sie können weitergeleitet, revisioniert oder freigegeben werden.
Compliance und Rechtssicherheit ist dir wichtig
Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (kurz: GoBD) sowie Datenschutz-Grundverordnung (kurz: DSGVO): Ohne entsprechende Software sind beide nicht leicht einzuhalten.
Das bedeutet jedoch nicht, dass du gleich eine Dokumentenmanagement-Software brauchst. Über die revisionssichere Ablage von Dokumenten mit einer digitalen Lösung lässt sich eine entsprechende Rechtssicherheit herstellen. Diese ist auch in Software mit inbegriffen, die sich auf Rechnungsmanagement oder Vertragsmanagement fokussieren.
Du möchtest deine Verträge verwalten
Es gibt viele Formen von Software, die Vertragsmanagement oder Vertragsverwaltung anbieten. Hierunter fallen Funktionen, wie z. B.:
Einfaches Suchen und Finden von Verträgen
Termin und Fristenmanagement
Vertragscontrolling
Risikomanagement
Revisionssichere Ablage
Versionierung
Eine Software für Vertragsmanagement kann dir hier weiterhelfen. Candis bietet sowohl Vertragsverwaltung als auch Rechnungsmanagement und eine revisionssichere Archivierung via Cloud.
Du möchtest deine Personalabteilung vollständig digitalisieren
Viele Dokumentenmanagement-Systeme bieten spezielle Einrichtungen für eine digitale HR-Abteilung an, mit beispielsweise folgenden Funktionen:
Digitale Personalakte
Ausschreibungsmanagement
Bewerbermanagement
Aus-, Weiterbildungs-, Seminarmanagement
Hierfür kann sich auch eine passgenaue Lösung eignen.
Du möchtest mit Digitalisierung Geld sparen
Kosten für Papier sinken, die Kosten für Druck und die Kosten für Lagerräume, die sonst für die Vielzahl an Ordnern nötig wären. Zudem verringern digitale Lösungen den allgemeinen Verwaltungsaufwand, also sparen auch Arbeitszeit und Personalkosten.
Doch DMS sind kostspielig, und das nicht nur monatlich: Die Einrichtungskosten können mehrere tausend Euro betragen und die Zeit der Einarbeitung für deine Mitarbeiter:innen kann Prozesse erstmal verlangsamen. In manchen Fällen müssen sogar Mitarbeiterschulungen gemacht werden. Das lohnt sich häufig nur für Großunternehmen.
Bevor du Geld in die Hand nimmst: Alternativen zum DMS
Digitalisierung sollte viele Abläufe schneller und einfacher machen, jedoch fühlen sich viele Menschen von der Menge an Software und der Komplexität von digitalen Abläufen überfordert. Es ist wichtig, sich bei der Digitalisierung von Unternehmensprozessen auf folgende Ziele zu konzentrieren:
Sich wiederholende Arbeitsabläufe sollten mit praktischen Tools automatisiert werden.
Komplexe Aufgaben sollten vereinfacht und Mitarbeiter:innen entlastet werden.
Zeitintensive Tätigkeiten sollten verkürzt werden.
Wenn du am Anfang der Digitalisierung stehst, schau dir mal an, welche Bereiche deines Unternehmens du zuerst anpacken möchtest und wähle dann eine passgenaue Lösung für diesen Bereich (Buchhaltung, Vertragsmanagement, HR).
Anschließend kannst du dich auf die Suche nach einer Software machen, die sich auf diese Bereiche spezialisiert hat und die nötige Tiefe der Funktionen für diesen Bereich bietet.
Bei der Auswahl solltest du auf folgende wichtige Eigenschaften achten:
intuitive Bedienung, sprich: keine Einarbeitungszeit, keine Mitarbeiterschulungen sind nötig
Archivierung via Cloud: revisionssicher, DSGVO- und GoBD-konform
individuelle Zugangsrechte für Mitarbeiter:innen
Schnittstellen zu anderen Tools, die du nutzt
Digitale Dokumentenmanagement-Lösungen entwickeln sich rasant weiter. Insbesondere die Künstliche Intelligenz kann derzeit einen Beitrag leisten, indem sie relevante Informationen aus einem Dokument auslesen und zusammenfassen, automatisch anderen passenden Dokumenten zuordnen oder über die Suche schneller auffinden lassen kann.