Candis logo
Candis logo

Digitalisiere deinen Rechnungsworkflow mit diesen Tipps

Author Portrait- Anastasija

Anastasija Vatiska

-

September 3, 2021

-

(Reading time: 3min)

Blog Header: Digitale Rechnungsfreigabe - so geht's

Die Rechnungsfreigabe: schon das Wort bringt Buchhalter:innen und Finanzmanager:innen manchmal zum Schwitzen. Zu oft wird es mit unbeantworteten E-Mails oder Anrufen, dem Herumlaufen im Büro mit einer physischen Unterschriftenmappe und verpassten Terminen assoziiert.

Im Rechnungsmanagement-Prozess eines Unternehmens wird der Freigabeprozess manchmal auch als Purchase to Pay Prozess bezeichnet. Aber er ist oft auch einer der schwierigsten.

Um diesen Prozess für alle Beteiligten zu vereinfachen, ist es fast immer besser, ein Tool einzuführen, das schnellere und effizientere Zusammenarbeit ermöglicht.

Wie funktioniert ein Rechnungsworkflow?

Die Freigabe von Eingangsrechnungen ist ein wesentlicher Schritt im Prozess der Rechnungsverarbeitung, bzw. im Purchase to Pay Prozess. Erst nachdem eine Rechnung erfolgreich geprüft wurde, kann sie freigegeben werden.

Die Rechnungsfreigabe dient somit als Bestätigung, dass die erhaltenen Waren oder Dienstleistungen mit dem übereinstimmen, was bestellt wurde.

Rechnungen analog freigaben

Die Rechnungsfreigabe klingt erst einmal recht simpel und in der Theorie ist sie das auch. In der Praxis jedoch ist sie analog extrem zeitintensiv und aufwendig.

Für viele Unternehmen ist das Tool der Wahl nämlich die Unterschriftenmappe. Papierrechnungen gehen per Post ein, PDF-Rechnungen werden ausgedruckt, und die Mappe wandert durch das Büro. Sobald die Freigaben eingeholt sind, können die Rechnungen bezahlt und die Transaktionen verbucht werden.

12 Tage benötigt man in der Regel für den Prozess der Rechnungsprüfung. So verzögern sich die Freigaben und all das kann sich negativ auf den Erhalt von Skonti, fristgerechte Zahlungen und Lieferantenbeziehungen auswirken.

Zudem ist Home-Office oder Remote Working mit einer Unterschriftenmappe schlichtweg nicht möglich. Ein Nachteil heutzutage, wo viele Unternehmen auf hybride Arbeitsmodelle setzen.

Die richtige Software für den Rechnungsworkflow

Eine digitalisierte Rechnungsfreigabe kann hier Abhilfe schaffen. Mittels digitalem Freigabetool können relevante Rechnungsdaten automatisch erfasst werden. Durch smarte Workflows werden Rechnungen binnen Sekunden an die Verantwortlichen weitergeleitet und es entsteht eine effiziente Kommunikation zwischen Antragsteller und der für die Freigabe verantwortlichen Person.

Bei Candis können Rechnungen dann ganz einfach per Mausklick freigegeben werden. Durch die Zeitersparnis wird der gesamte Prozess der Rechnungsverarbeitung beschleunigt. Manuelles Sammeln von Unterschriften wird so überflüssig und Zahlungsfristen werden nicht mehr verpasst.

Digitale Rechnungsfreigabe Tools ermöglichen außerdem flexible Arbeitsmodelle. Egal ob sich die Mitarbeitenden im Home-Office oder im Büro befinden, digitale Freigaben können von überall aus stattfinden.

Zusammengefasst: warum es besser ist, ein digitales Rechnungsfreigabe-Tool zu verwenden

Die analoge Rechnungsfreigabe hat erhebliche Nachteile. Sie ist langsam, komplex und erfordert viel manuelle Arbeit. Ein digitaler Rechnungsfreigabe-Prozess ist schneller, genauer und ermöglicht es Buchhalter:innen und Finanzmanager:innen mehr Zeit für übergeordnete Aufgaben aufzuwenden.

Bei Candis umfasst unsere Cloud Rechnungsmanagement Software ein leistungsstarkes Rechnungsfreigabe Tool mit automatisierten Workflows.
Wenn ihr daran interessiert seid, zu erfahren, was die Candis Rechnungsmanagement Software für euch und euer Unternehmen tun kann, nehmt gerne Kontakt auf.

Modern finance teams use candis

Digitalisiere deinen Rechnungsworkflow mit diesen Tipps

Author Portrait- Anastasija

Anastasija Vatiska

-

September 3, 2021

-

(Reading time: 3min)

Blog Header: Digitale Rechnungsfreigabe - so geht's

Die Rechnungsfreigabe: schon das Wort bringt Buchhalter:innen und Finanzmanager:innen manchmal zum Schwitzen. Zu oft wird es mit unbeantworteten E-Mails oder Anrufen, dem Herumlaufen im Büro mit einer physischen Unterschriftenmappe und verpassten Terminen assoziiert.

Im Rechnungsmanagement-Prozess eines Unternehmens wird der Freigabeprozess manchmal auch als Purchase to Pay Prozess bezeichnet. Aber er ist oft auch einer der schwierigsten.

Um diesen Prozess für alle Beteiligten zu vereinfachen, ist es fast immer besser, ein Tool einzuführen, das schnellere und effizientere Zusammenarbeit ermöglicht.

Wie funktioniert ein Rechnungsworkflow?

Die Freigabe von Eingangsrechnungen ist ein wesentlicher Schritt im Prozess der Rechnungsverarbeitung, bzw. im Purchase to Pay Prozess. Erst nachdem eine Rechnung erfolgreich geprüft wurde, kann sie freigegeben werden.

Die Rechnungsfreigabe dient somit als Bestätigung, dass die erhaltenen Waren oder Dienstleistungen mit dem übereinstimmen, was bestellt wurde.

Rechnungen analog freigaben

Die Rechnungsfreigabe klingt erst einmal recht simpel und in der Theorie ist sie das auch. In der Praxis jedoch ist sie analog extrem zeitintensiv und aufwendig.

Für viele Unternehmen ist das Tool der Wahl nämlich die Unterschriftenmappe. Papierrechnungen gehen per Post ein, PDF-Rechnungen werden ausgedruckt, und die Mappe wandert durch das Büro. Sobald die Freigaben eingeholt sind, können die Rechnungen bezahlt und die Transaktionen verbucht werden.

12 Tage benötigt man in der Regel für den Prozess der Rechnungsprüfung. So verzögern sich die Freigaben und all das kann sich negativ auf den Erhalt von Skonti, fristgerechte Zahlungen und Lieferantenbeziehungen auswirken.

Zudem ist Home-Office oder Remote Working mit einer Unterschriftenmappe schlichtweg nicht möglich. Ein Nachteil heutzutage, wo viele Unternehmen auf hybride Arbeitsmodelle setzen.

Die richtige Software für den Rechnungsworkflow

Eine digitalisierte Rechnungsfreigabe kann hier Abhilfe schaffen. Mittels digitalem Freigabetool können relevante Rechnungsdaten automatisch erfasst werden. Durch smarte Workflows werden Rechnungen binnen Sekunden an die Verantwortlichen weitergeleitet und es entsteht eine effiziente Kommunikation zwischen Antragsteller und der für die Freigabe verantwortlichen Person.

Bei Candis können Rechnungen dann ganz einfach per Mausklick freigegeben werden. Durch die Zeitersparnis wird der gesamte Prozess der Rechnungsverarbeitung beschleunigt. Manuelles Sammeln von Unterschriften wird so überflüssig und Zahlungsfristen werden nicht mehr verpasst.

Digitale Rechnungsfreigabe Tools ermöglichen außerdem flexible Arbeitsmodelle. Egal ob sich die Mitarbeitenden im Home-Office oder im Büro befinden, digitale Freigaben können von überall aus stattfinden.

Zusammengefasst: warum es besser ist, ein digitales Rechnungsfreigabe-Tool zu verwenden

Die analoge Rechnungsfreigabe hat erhebliche Nachteile. Sie ist langsam, komplex und erfordert viel manuelle Arbeit. Ein digitaler Rechnungsfreigabe-Prozess ist schneller, genauer und ermöglicht es Buchhalter:innen und Finanzmanager:innen mehr Zeit für übergeordnete Aufgaben aufzuwenden.

Bei Candis umfasst unsere Cloud Rechnungsmanagement Software ein leistungsstarkes Rechnungsfreigabe Tool mit automatisierten Workflows.
Wenn ihr daran interessiert seid, zu erfahren, was die Candis Rechnungsmanagement Software für euch und euer Unternehmen tun kann, nehmt gerne Kontakt auf.

Modern finance teams use candis

FAQ

Get to know us! Free of charge.

By submitting this form, I confirm that I have read the privacy policy and agree to the processing of my personal data by Candis for the aforementioned purposes. I can revoke my consent to this at any time.

Manage your invoices on the go with new Candis mobile app.

Candis mobile app on Google PlayGet it on gPlay

Cards are issued by Transact Payments Malta Limited pursuant to licence by VISA Europe Limited. Transact Payments Malta Limited is duly authorised and regulated by the Malta Financial Services Authority as a Financial Institution under the Financial Institution Act 1994. Registration number C91879.