Kein Selbstläufer. Ein System.

Automatisierung in der Buchhaltung

DSGVO konform

Cloudserver in Deutschland

Standardfälle erledigt Candis automatisch. Uneindeutige Fälle landen direkt bei euch. So gewinnt ihr Zeit für das, was wirklich Aufmerksamkeit braucht.

Wähle deinen Wunschtermin

Eure Daten, eure Logik

Candis lernt ausschließlich aus euren eigenen Buchungsentscheidungen.

Nur eindeutige Fälle

Ist ein Prozess wiederkehrend und klar definiert ist, übernimmt Candis ihn automatisch.

GoBD-konform

Jeder automatisierte Schritt läuft GoBD-konform und ist vollständig dokumentiert.

Nachvollziehbar

Alle Schritte sind transparent erfasst – für die Buchhaltung und für Prüfer:innen.

So funktioniert's

Candis übernimmt nur, was es sicher kennt.

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Eure bisherige Buchhaltung als Basis

  • Geprüfte, korrekt verbuchte Rechnungen bleiben die Referenz

  • Sachkonto, Kostenstelle, Workflow werden erkannt

Candis erkennt, was sich wiederholt

  • Wiederkehrende Rechnungen, Kleinstbeträge + Bestellanforderungen – automatisch eingeordnet

  • Erkannte Muster fließen direkt in die Automatisierung

Standard läuft, ihr entscheidet den Rest

  • Regeln wie Betragsgrenzen entscheiden im Hintergrund

  • Uneindeutige Fälle landen bei euch zur Prüfung

Erkannt. Eindeutig. Automatisierbar.

Fünf Rechnungsarten, die Candis für euch erledigt.

Kleinstbetragsrechnungen – kommt Q3

Rechnungen unter dem §33 UStDV-Schwellenwert gibt Candis nach Rechnungseingang automatisch frei. Büromaterial, Portokosten, kleine Verbrauchsartikel.

Bestellanforderungen – kommt Q3

Rechnungen, die einer zuvor genehmigten Bestellung zugeordnet werden können. Stimmen Lieferant, Betrag und Position überein, läuft die Freigabe automatisch.

Warenrechnungen – kommt Q4

Stimmen Rechnungen für gelieferte Waren mit Bestellung und Wareneingang überein, wird die Freigabe ohne manuellen Eingriff erteilt.

Wiederkehrende Rechnungen – kommt Q3

Automatische Freigabe von Rechnungen, die regelmäßig vom selben Lieferanten eingehen und jedes Mal identisch verarbeitet werden – Miete, Softwarelizenzen, Wartungsverträge.

Rechnungen mit eindeutiger Zuordnung – kommt Q3

Belege, bei denen Kostenstelle, Sachkonto und Freigabe klar definiert sind, weil sie bereits mehrfach exakt so verarbeitet wurden. Die KI erkennt das Muster und fragt die Freigabe automatisch bei euch an.

Buchhaltung automatisieren

Diese Funktionen schaffen die Grundlage

  • Verblasste Thermobelege oder fremdsprachige Rechnungen? Was eingeht, wird erfasst. Candis liest Rechnungsdaten automatisch aus – vollständig und ohne manuelle Eingabe.

    • Präziser: Bis zu 11 % genauer als klassische OCR

    • Intelligent: Erkennt gemischte Umsatzsteuersätze (0 %, 7 %, 19 %)

    • Mehrsprachig: Griechisch, Japanisch + Kyrillisch werden erkannt

  • Candis prüft jede eingehende Rechnung automatisch auf Vollständigkeit nach §14 UStG. Bei fehlenden oder falschen Pflichtangaben wird die Rechnung sofort markiert – und läuft nicht in den automatisierten Prozess, sondern bleibt zur manuellen Prüfung in der Buchhaltung.

    • Gesetzeskonform: Geprüft nach §14 UStG und §33 UStDV

    • Lückenlos: Erkennt fehlende Angaben wie USt-ID, Leistungszeitraum oder Anschrift

    • Vorausschauend: Unvollständige Belege werden markiert, bevor sie im Prozess landen

  • Candis erkennt bekannte Muster und übernimmt die Vorkontierung automatisch – vollständig, konsistent und auf Basis eurer eigenen Buchungshistorie. Was sich wiederholt, muss nicht jedes Mal neu entschieden werden.

    • Vollständig: Sachkonto, Kostenstelle, Steuerschlüssel und Freigeber:in automatisch befüllt

    • Konsistent: Erstellt Buchungstexte immer im gleichen Format

    • Intelligent: Unsere KI lernt mit jeder Nutzung dazu

  • Candis prüft jede eingehende IBAN im Hintergrund gegen eine externe Risikodatenbank. Auffälligkeiten werden sofort markiert – am Beleg und am Kontakt – damit nichts unbemerkt durchgeht.

    • Automatisch: Läuft bei jeder eingehenden Rechnung im Hintergrund

    • Sichtbar: Risikohinweise erscheinen direkt am Beleg und am Kontakt

    • Lückenlos: Jede IBAN wird geprüft – keine Ausnahmen

Gleiche Kontrolle, weniger Aufwand

Manuelle Bearbeitung vs. Candis Automatisierung

Automatisierung bei Candis

Flüchtigkeitsfehler bei Routine

Manuelle Bearbeitung
Steigt mit Arbeitsbelastung und Dauer
Candis Automatisierung
Entfällt bei eindeutigen Fällen

Krankheit oder Ausscheiden verantwortlicher Person

Manuelle Bearbeitung
Wissen geht oft verloren
Candis Automatisierung
Regeln bleiben unabhängig von Personen

Uneindeutige Rechnungen

Manuelle Bearbeitung
Werden manuell geprüft
Candis Automatisierung
Werden ebenfalls manuell geprüft

Grundlage der Entscheidung

Manuelle Bearbeitung
Individuelle Einschätzung im Moment
Candis Automatisierung
Zuvor selbst freigegebene Buchungen

FAQs

  • Ja. Automatisiert wird ausschließlich, was eindeutig ist und einem wiederkehrenden Muster entspricht. Sobald ein Vorgang nicht klar zuordenbar ist, geht er in die manuelle Prüfung. Basis dafür sind Rechnungen, die die Buchhaltung zuvor bereits kontrolliert und korrekt verbucht hat. Jeder Schritt lässt sich über eine Verfahrensdokumentation und ein Interne Kontrollsystem (IKS) nachvollziehen. Tritt ein Fehler auf, lässt sich anhand dieser Dokumentation zeigen: Es handelt sich um eine Ausnahme, nicht um ein systematisches Problem. Kontrolle bedeutet in diesem Fall: die Regeln festlegen und die Qualität überwachen.

  • Halluzinationen entstehen typischerweise bei generativen Modellen, die auf Basis großer, allgemeiner Datenmengen Schlussfolgerungen ziehen. Die Candis KI funktioniert anders: Automatisiert wird nur, was vorher manuell geprüft wurde. Die Grundlage bildet ausschließlich die eigene Buchhaltung – keine externen Datenquellen.

  • Nein. Eine Betriebsprüfung bewertet Systeme und Prozesse – konkret: ob nachvollziehbar dokumentiert ist, was wann nach welcher Regel geschieht. Diese Nachvollziehbarkeit ist über die Verfahrensdokumentation gegeben, unabhängig davon, ob ein Vorgang manuell oder automatisiert bearbeitet wird.

  • Candis automatisiert nur Vorgänge, die die Buchhaltung selbst zuvor exakt so bearbeitet hat. Die KI trifft keine eigenen Entscheidungen, sie wendet eure an. Was ihr einmal als richtig definiert habt, wird künftig konsistent angewendet – ohne Flüchtigkeitsfehler, ohne Vertretungslücken. Verantwortung bedeutet dann nicht mehr, jede Rechnung physisch gesehen zu haben – sondern das System zu kontrollieren, das das für euch tut.

  • Candis lernt keine allgemeinen Standardregeln – sie lernt eure. Wir erkennen Muster aus dem, was die Buchhaltung in der Vergangenheit konkret entschieden hat: welches Sachkonto, welche Kostenstelle, welcher Workflow. Je konsistenter ein Prozess durchgeführt wird, desto sicherer kann Candis ihn künftig automatisch anwenden. Das funktioniert unabhängig davon, wie spezifisch oder unternehmensintern ein Ablauf ist – entscheidend ist nur, dass er wiederkehrend gleich gehandhabt wird.