Neue Standards für eine zukunftssichere Buchhaltung

Candis KI automatisiert, beschleunigt und vereinfacht den Rechnungsimport, die Datenerfassung und Freigabeprozesse. Kleine und mittlere Unternehmen sparen durch die Umstellung auf digitales Rechnungsmanagement zwischen 13.500 und 34.000 Euro im Jahr. Die durchschnittliche Zirkulation einer manuellen Rechnung beträgt 12 Tage in Unternehmen – mit Candis reduziert sich die Bearbeitungszeit auf einen Tag. Alle Rechnungen und Dokumente können ortsunabhängig mithilfe der cloudbasierten Candis Software hochgeladen, bearbeitet, freigegeben, exportiert und archiviert werden. Candis ist für alle beteiligten Personen innerhalb deines Unternehmens unbegrenzt zugänglich. So werden nicht nur die Buchhaltung und ihre Workflows optimiert, sondern auch die Zufriedenheit und Produktivität der Finanzteams erheblich gesteigert.

Herkömmliche OCR (Optical Character Recognition) erkennt Zeichen und wandelt sie in Text um, ist aber anfällig für Fehler bei komplexen Layouts oder schlechter Bildqualität. KI-gestützte Datenerfassung nutzt sowohl Large-Language-Modelle als auch Maschinelles Lernen, um Texte und Datenpunkte differenziert und kontextbezogen zu verstehen, Handschriften zu erkennen und sich durch Training kontinuierlich zu verbessern. Durch ihre Präzision und Anpassungsfähigkeit gehört die KI-Datenextraktion heute zum Standard zeitgemäßer Finanzteams.

Sämtliche Daten werden auf unseren Servern in Frankfurt am Main dauerhaft gespeichert – GoBD-zertifiziert, 10 Jahre lang einseh- und downloadbar sowie vollkommen DSGVO-konform. Dabei setzen wir auf mordernste Verschlüsselungs- und Sicherheitsstandards sowie aktuellste Cloudtechnologie für Datensicherheit- und Verfügbarkeit. Unser Cloudhoster ist unter anderem ISO27001 und SOC2 zertifiziert. Der Schutz deiner Daten wird zudem durch das sogenannte Data Fencing gewährleistet. Data Fencing stellt sicher, dass vertrauliche Daten nur für autorisierte Nutzer:innen oder Systeme innerhalb deiner Organisation zugänglich sind. Somit werden die Daten in deinen Anwendungen isoliert. Darüber hinaus bestehen Zugriffsbeschränkungen für das Training der KI, um den Datenschutz grundlegend zu gewährleisten.

Candis KI ist das Zusammenspiel von fortschrittlichsten KI-Anbietern und der hauseigenen Candis KI. Letztere wurde speziell für die bestmögliche Datenverarbeitung im Rechnungs- und Dokumentenmanagement programmiert. Für beide Systeme gelten strengste Datenschutzbedingungen und Sicherheitsstandards – siehe weiter oben.

Nein. Die Implementierung neuer Technologie kann verständlicherweise Unsicherheiten in der Belegschaft auslösen. Doch trotz aller Vorteile kann und soll KI die Rolle von Finanzteams auch in Zukunft nicht ersetzen. Vielmehr sollten Mitarbeiter:innen lernen, KI gewinnbringend einzusetzen, um das volle Potenzial dieser Technologien auszuschöpfen. Wie jedes System hat auch Künstliche Intelligenz ihre Grenzen und die Kontrolle durch geschultes Personal bleibt unerlässlich.

Unsere KI erkennt Rechnungsinformationen automatisch und lernt bei dieser Erfassung kontinuierlich mit. Wichtig: Für zuverlässige Ergebnisse braucht es eine gewisse Datenmenge.

Die Lernphase beträgt etwa 30 Tage – vorausgesetzt, es gehen regelmäßig Rechnungen ein. In dieser Zeit analysiert die Candis KI, wie ihr in eurem Unternehmen mit bestimmten Rechnungen umgeht: Wer gibt was frei? Wie wird vorkontiert? Welche Konten und Kostenstellen werden verwendet?
In der Regel sind nach 30 Tagen erste Muster erkennbar. Die KI übernimmt dann automatisch die Vorkontierung bekannter Rechnungsarten und markiert Unklarheiten für eine manuelle Prüfung. Wenn neue Lieferanten hinzukommen oder ein Vorschlag nicht zu euren Buchungsregeln passt, könnt ihr die Kontierung natürlich jederzeit anpassen. Die KI lernt auch aus dieser Rückmeldung.

Nein. Unsere KI arbeitet ausschließlich auf Basis deiner eigenen Rechnungsdaten. Es findet kein unternehmensübergreifendes Training statt – weder technisch noch rechtlich. So sichern wir maximale Datensicherheit und individuelle Ergebnisse.

Die KI erkennt Muster in euren Rechnungen und Prozessen und schlägt darauf basierend Vorkontierungen vor. Sie ersetzt kein ERP-System, keine Steuerberatung und keine fachliche Prüfung. Je mehr Rechnungen verarbeitet werden, desto treffsicherer werden die Vorschläge. Gleichzeitig bleibt die Candis KI ein lernendes System, das Rückmeldung braucht. Freigaben und Korrekturen machen die Vorschläge mit der Zeit besser.

Ja. Die KI verarbeitet ausschließlich Vorgänge, die eindeutig sind und bisher immer demselben Muster gefolgt sind. Alles, was sich nicht eindeutig zuordnen lässt, bleibt zur manuellen Prüfung. Grundlage sind korrekt verbuchte Rechnungen, die die Buchhaltung bereits geprüft hat.
Verfahrensdokumentation und ein Internes Kontrollsystem (IKS) machen jeden Schritt nachvollziehbar – im Fehlerfall lässt sich belegen, dass es sich um eine Ausnahme handelt, nicht um ein strukturelles Problem. Wer die Regeln definiert und die Qualität überwacht, hat die Kontrolle.

Ja, denn Halluzinationen sind Merkmal generativer Modelle. Die Candis KI arbeitet auf einer anderen Grundlage. Generative Modelle ziehen ihre Schlüsse aus großen, allgemeinen Datenmengen. Kein Vorgang läuft bei Candis automatisiert, der nicht zuvor manuell kontrolliert wurde. Was das System lernt, kommt aus der eigenen Buchhaltung – nicht aus externen Quellen.

Nein. Prüfer:innen beurteilen Systeme und Prozesse, d.h. ob nachvollziehbar ist, was wann nach welcher Regel passiert ist. Das liefert eine saubere Verfahrensdokumentation, unabhängig davon, ob ein Vorgang manuell oder automatisiert bearbeitet wurde.
Die Candis KI arbeitet auf Grundlage manuell geprüfter Vorgänge. Jeder Schritt ist strukturiert, einheitlich und lückenlos erfasst – keine Black Box, sondern ein transparenter Ablauf.