Digitalisierung in der Praxisbuchhaltung

Zentraler Rechnungseingang: Alle Belege und E-Rechnungen fließen unabhängig vom Eingangsweg (E-Mail, Upload) in einem System zusammen.

Strukturierte Freigabe-Workflows: Prüf- und Freigabeschritte erfolgen digital, ortsunabhängig und sind inkl. Vertretungsregelungen lückenlos dokumentiert.

Revisionssicheres Archiv: GoBD-konforme Speicherung stellt sicher, dass Rückfragen bei Betriebsprüfungen sofort am Beleg beantwortbar bleiben.

Automatische Dokumentenbeziehung: Die Candis KI erkennt + verknüpft zusammengehörige Dokumente (z. B. monatliche Rechnungen mit Verträgen), ohne manuelle Zuordnung.

Strukturierte Datenextraktion: Pflicht- und Kerndaten werden aus verschiedenen Rechnungsformaten extrahiert (Kopf- und Positionsdaten, Zeiträume, Steuerangaben).

Vertrags- und Fristenmanagement mit Erinnerungsfunktion: Zentrale Überwachung von Laufzeiten und Kündigungsfristen (z. B. Leasing) mit automatischen Erinnerungen, um ungewollte Verlängerungen zu vermeiden.

Vollautomatische Rechnungsprüfung nach § 14 und § 33 UStG: Regel- und datenbasierte Prüfung aller Pflichtangaben inkl. Leistungszeitraum, eindeutiger Rechnungsnummer und USt-Ausweis – vor Buchung und Zahlung.

Anomalie- und Betrugserkennung: Erkennung auffälliger Rechnungen (neue IBAN, ungewöhnliche Beträge, Dubletten, atypische Muster).

Automatisierte Korrekturen: Fehlerhafte Rechnungen werden automatisch zur Korrektur angefordert und bis zur Klärung nachverfolgt.

KI-gestützte Buchungsvorschläge: Sachkonto, Steuerschlüssel, Kostenstelle/Kostenträger und Buchungstext werden vorgeschlagen auf Basis vorheriger Buchungen und Kontenrahmen (SKR03/SKR04).

Automatische Splits: Rechnungen werden selbstständig nach Steuersätzen, Kostenstellen oder Leistungsarten aufgeteilt und buchungsfertig vorbereitet.

Automatischer Zahlungsabgleich: KI-gestützte Zuordnung von Rechnungen zu Banktransaktionen inkl. Sammel-, Teil- und Vorauszahlungen.