Automatisierung in der Buchhaltung

Standardfälle automatisch freigeben

DSGVO konform

Cloudserver in Deutschland

Wiederkehrende, eindeutige Vorgänge werden von Candis automatisch verarbeitet. Ausnahmen bleiben bei euch zur manuellen Prüfung.

Wähle deinen Wunschtermin

Eure Buchungen als Grundlage

Candis lernt nur aus Vorgängen, die eure Buchhaltung selbst geprüft und verarbeitet hat – nicht aus externen Quellen.

Klare Kriterien als Voraussetzung

Candis übernimmt einen Vorgang erst dann automatisch, wenn er wiederkehrend und eindeutig definiert ist.

Dokumentation nach GoBD

Jeder Bearbeitungsschritt wird nachvollziehbar erfasst und steht für interne Kontrollen und Prüfungen bereit.

Seit 2015

Mehr als 10.000 Unternehmen 
vertrauen bereits auf Candis

So funktioniert's

Candis automatisiert nur eindeutige Fälle

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Der Maßstab: eure geprüften Buchungen

  • Geprüfte, korrekt verbuchte Rechnungen bilden die Grundlage.

  • Sachkonto, Kostenstelle und Workflow werden erkannt.

Candis erkennt wiederkehrende Muster

  • Wiederkehrende Rechnungen, Kleinstbeträge und Bestellanforderungen werden automatisch erkannt.

  • Die Automatisierung nutzt diese erkannten Muster.

Automatisierung innerhalb klarer Vorgaben

  • Betragsgrenzen und von euch definierte Vorgaben legen fest, wann Candis automatisch übernimmt.

  • Nicht eindeutige Fälle werden zur Prüfung weitergeleitet.

Erkannt. Eindeutig. Automatisierbar.

Fünf Rechnungsarten, die Candis für euch erledigt.

Kleinstbetragsrechnungen – kommt Q3

Rechnungen bis zum Gesamtbetrag von 250 Euro gibt Candis nach dem Eingang gemäß §33 UStDV automatisch frei – beispielsweise für Büromaterial, Porto oder kleinere Verbrauchsartikel.

Bestellanforderungen – kommt Q3

Candis gleicht die Rechnung mit der zuvor genehmigten Bestellanforderung ab. Stimmen Lieferant, Betrag und Positionen überein, erfolgt die Freigabe automatisch.

Warenrechnungen – kommt Q4

Bei Warenrechnungen prüft Candis, ob Bestellung, Wareneingang und Rechnung übereinstimmen. Ist das der Fall, erfolgt die Freigabe automatisch.

Wiederkehrende Rechnungen – kommt Q3

Regelmäßige Rechnungen desselben Lieferanten werden automatisch freigegeben, wenn sie jedes Mal identisch verarbeitet werden – etwa Mieten, Softwarelizenzen oder Wartungsverträge.

Rechnungen mit eindeutiger Zuordnung – kommt Q3

Sind Sachkonto, Kostenstelle und Freigabe-Workflow aus früheren Buchungen bekannt, bereitet Candis die Rechnung entsprechend vor und fordert die Freigabe automatisch an.

Buchhaltung automatisieren

Diese Funktionen schaffen die Grundlage

  • Verblasste Thermobelege oder fremdsprachige Rechnungen? Was eingeht, wird erfasst. Candis liest Rechnungsdaten automatisch aus – vollständig und ohne manuelle Eingabe.

    • Präziser: Bis zu 11 % genauer als klassische OCR

    • Intelligent: Erkennt gemischte Umsatzsteuersätze (0 %, 7 %, 19 %)

    • Mehrsprachig: Griechisch, Japanisch + Kyrillisch werden erkannt

  • Candis prüft jede eingehende Rechnung automatisch auf Vollständigkeit nach §14 UStG. Bei fehlenden oder falschen Pflichtangaben wird die Rechnung sofort markiert – und läuft nicht in den automatisierten Prozess, sondern bleibt zur manuellen Prüfung in der Buchhaltung.

    • Gesetzeskonform: Geprüft nach §14 UStG und §33 UStDV

    • Lückenlos: Erkennt fehlende Angaben wie USt-ID, Leistungszeitraum oder Anschrift

    • Vorausschauend: Unvollständige Belege werden markiert, bevor sie im Prozess landen

  • Candis erkennt bekannte Muster und übernimmt die Vorkontierung automatisch – vollständig, konsistent und auf Basis eurer eigenen Buchungshistorie. Was sich wiederholt, muss nicht jedes Mal neu entschieden werden.

    • Vollständig: Sachkonto, Kostenstelle, Steuerschlüssel und Freigeber:in automatisch befüllt

    • Konsistent: Erstellt Buchungstexte immer im gleichen Format

    • Intelligent: Unsere KI lernt mit jeder Nutzung dazu

  • Candis prüft jede eingehende IBAN im Hintergrund gegen eine externe Risikodatenbank. Auffälligkeiten werden sofort markiert – am Beleg und am Kontakt – damit nichts unbemerkt durchgeht.

    • Automatisch: Läuft bei jeder eingehenden Rechnung im Hintergrund

    • Sichtbar: Risikohinweise erscheinen direkt am Beleg und am Kontakt

    • Lückenlos: Jede IBAN wird geprüft – keine Ausnahmen

Kostenlose Kurzberatung

Finde selbst heraus, ob Candis zu dir passt.

Gleiche Kontrolle, weniger Aufwand

Manuelle Bearbeitung vs. Candis Automatisierung

Flüchtigkeitsfehler bei Routine

Manuelle Bearbeitung
Steigt mit Arbeitsbelastung und Dauer
Candis Automatisierung
Entfällt bei eindeutigen Fällen

Krankheit oder Ausscheiden verantwortlicher Person

Manuelle Bearbeitung
Wissen geht oft verloren
Candis Automatisierung
Regeln bleiben unabhängig von Personen

Uneindeutige Rechnungen

Manuelle Bearbeitung
Werden manuell geprüft
Candis Automatisierung
Werden ebenfalls manuell geprüft

Grundlage der Entscheidung

Manuelle Bearbeitung
Individuelle Einschätzung im Moment
Candis Automatisierung
Zuvor selbst freigegebene Buchungen
Einfach ausgezeichnet

So urteilen unsere Kund:innen.

App-Store-Logo mit einer Bewertung von 4,8
Google-Logo mit einer Bewertung von 4,8
Logo der Plattform Capterra mit einer Bewertung von 4,8

FAQs

  • Ja. Candis automatisiert nur Vorgänge, die eindeutig sind und auf bereits geprüften Buchungen basieren. Alles, was davon abweicht, wird automatisch zur manuellen Prüfung weitergeleitet. Jeder Schritt bleibt über die Verfahrensdokumentation und das Interne Kontrollsystem (IKS) nachvollziehbar.

  • Anders als generative KI arbeitet Candis nicht mit Wahrscheinlichkeiten oder allgemeinem Wissen. Automatisiert wird nur, was eure Buchhaltung bereits mehrfach gleich entschieden hat.

  • Nein. Eine Betriebsprüfung bewertet Systeme und Prozesse – konkret: ob nachvollziehbar dokumentiert ist, was wann nach welcher Regel geschieht. Diese Nachvollziehbarkeit ist über die Verfahrensdokumentation gegeben, unabhängig davon, ob ein Vorgang manuell oder automatisiert bearbeitet wird. Da die Candis KI ausschließlich auf Basis manuell geprüfter Vorgänge arbeitet, ist jeder Schritt einheitlich strukturiert und lückenlos dokumentiert.

  • Candis trifft keine eigenen Entscheidungen. Automatisiert wird nur, was eure Buchhaltung zuvor bereits genauso freigegeben hat. Ihr gebt die Regeln vor, Candis wendet sie konsistent an.

  • Ja. Candis orientiert sich nicht an allgemeinen Standards, sondern an euren bisherigen Buchungen. Wiederkehrende Entscheidungen zu Sachkonto, Kostenstelle oder Workflow können automatisch übernommen werden.