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Was ist Rechnungsmanagement?

Die Definition von „Rechnungsmanagement”

Als Rechnungsmanagement bezeichnet man den Prozess, mit dem Unternehmen Rechnungen erhalten, verarbeiten und bezahlen. Die Rechnung erhalten sie von externen Dienstleistern wie zum Beispiel Amazon oder Facebook. Das Rechnungsmanagement wird normalerweise von Finanz-Teams in einem Unternehmen durchgeführt.

Das Rechnungsmanagement-Team, das aus Buchhaltern und Finanzmanagern besteht, überprüft Rechnungen mit (Kauf-)Bestellungen und stellt sicher, dass die Waren oder Dienstleistungen eingegangen sind, bevor die Zahlung an die Lieferanten erfolgt.

Der Rechnungsmanagement-Workflow 

Ein Rechnungsmanagement-Workflow innerhalb einer bestimmten Organisation beginnt, wenn ein Lieferant eine Rechnung an die Rechnungsmanagement-Abteilung sendet. Nach Eingang der Rechnung überprüfen Buchhalter ob die Rechnung korrekt ist. 

Anschließend kodieren sie die Rechnung für das Hauptbuch und führen je nach Arbeitsablauf einen Abgleich durch. Die Rechnungsmanagement-Teams leiten die Rechnung dann zur Rechnungsfreigabe weiter. Nach der Rechnungsfreigabe wird die Rechnung abschließend zur Zahlung verarbeitet.

Die Prozesschritte beim Rechnungsmanagement 

Es gibt mehrere Prozessschritte beim Rechnungsmanagement. Dazu gehören die Pflege der Lieferanten-Stammdatei, der Rechnungseingang, der Belegimport und das  Hochladen von Rechnungen in ein digitales Buchhaltungstool oder in eine Rechnungsmanagement-Software.

Das Rechnungsmanagement umfasst auch die Bearbeitung von Lieferantenanfragen und die Sicherstellung, dass Lieferanten pünktlich bezahlt werden.

Andere Prozesse im Rechnungsmanagement umfassen die Aufrechterhaltung interner Kontrollen, um doppelte oder betrügerische Rechnungen zu identifizieren, das Verhindern von doppelten Zahlungen und die Rechnungsprüfung.

Rechnungsmanagement-Software

Unternehmen verwenden Rechnungsmanagement-Software, um manuelle Prozesse wie den Belegimport, die Rechnungsfreigabe, oder die doppelte Rechnungsidentifizierung zu automatisieren. Eine Rechnungsmanagement-Software bietet Transparenz über aktuelle Verbindlichkeiten und Prozesse und verbessert die Kontrolle über Finanzinformationen. 

Die Candis Rechnungsmanagement-Software
CANDIS Rechnungsmanagement-Software


Häufig gestellte Fragen zum Rechnungsmanagement

  • Was ist Rechnungsmanagement?
  • Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsmanagement und Rechnungsverarbeitung? Ist die Rechnung eine Gutschrift oder eine Lastschrift?
  • Ist das Rechnungsmanagement eine laufende Verbindlichkeit?

Stellenbeschreibung, Verantwortlichkeiten und Fähigkeiten

Rechnungsmanagement erfordert eine Reihe von Soft-Skills und Hard-Skills, um wirklich erfolgreich zu sein. Viele Mitarbeiter Personen sind sich nicht aller Aufgaben bewusst, die mit der Verwaltung eines reibungslosen Rechnungsmanagement-Prozesses verbunden sind.

Eine typische Stellenbeschreibung weist folgende Aufgaben auf: 

  • Berechnen, Buchen von Transaktionen, Rechnungsverarbeitung, Überprüfen von Finanzdaten zur Verwendung bei der Führung von Aufzeichnungen.
  • Klärung fragwürdiger Rechnungspositionen, Preise oder Erhalt von Unterschriften.
  • Einholen geeigneter Informationen und Daten zu Zahlungen.
  • Überprüfen und Berechnen aller Nebenstellen und Summen auf Rechnungen.
  • Überprüfen der Lieferantendaten auf frühere Zahlungen und Zuweisen von Gutscheinnummern.
  • Führen von Kopien von Belegen, Rechnungen oder Korrespondenz, die für Akten erforderlich sind.
  • Erstellen von Gutscheinen mit Rechnungsnummer, Datum, Lieferantenadresse, Artikelbeschreibung, Beträgen und Kodierung gemäß den Rechnungslegungsgrundsätzen und -verfahren.
  • Abgleich von Bankauszügen.

Diese unterschiedlichen Aufgaben erfordern unterschiedliche Fähigkeiten. Einige spezifische Fähigkeiten von Rechnungsmanagement-Profis sind:

  • Eine Große Liebe zum Detail
  • Datenanalyse
  • Grundlegende Buchhaltungskenntnisse
  • Fähigkeit, gute Lieferantenbeziehungen zu pflegen
  • Schnelle und genaue Dateneingabefähigkeiten
3 Dinge, die jeden Buchhalter verrückt machen.



Sollten Sie Ihr Finanzteam erweitern?

Hat Ihr Finanzteam Schwierigkeiten, seine Arbeitsbelastung zu bewältigen? 

Wenn Ihr Unternehmen schnell wächst und Ihre aktuelle Gruppe von Buchhaltern und Finanzmanagern Schwierigkeiten hat, mit der Menge der von ihnen verwalteten Rechnungen Schritt zu halten, entscheiden Sie sich möglicherweise, dass es an der Zeit ist, eine andere Person einzustellen.

Nachdem Sie alle Faktoren untersucht haben, kann es sich lohnen, einen zweiten Blick auf Ihre vorhandenen Ressourcen zu werfen.

Bevor Sie dies tun, sollten Sie jedoch die zusätzlichen Kosten eines Gehalts (zuzüglich der Leistungen für einen Vollzeitbeschäftigten) sowie die Zeit berücksichtigen, die aktuelle Mitarbeiter für die Aufnahme des neuen Mitarbeiters benötigen. Nachdem Sie alle Faktoren untersucht haben, kann es sich lohnen, einen zweiten Blick auf Ihre vorhandenen Ressourcen zu werfen, um zu sehen, ob sie verbessert werden können.

Ein Rechnungsmanagement-Tool benutzen, oder eine neue Stelle im Team schaffen? 

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um die positiven Auswirkungen eines effizienten Rechnungsmanagement-Tools zu verstehen.

Überprüfen Sie genau, welche Vorteile ein Rechnungsmanagement-Tool hat. Das richtige Tool wird Ihnen helfen, Rechnungen schneller freizugeben und mehr Transparenz und Kontrolle über ihre Buchhaltung zu gewinnen. Sie werden nicht nur Ihre Buchhaltung optimieren, sondern die Arbeitszufriedenheit und Produktivität Ihrer Mitarbeiter erheblich steigern. Für viele Unternehmen macht es eigentlich mehr Sinn, eine Rechnungsmanagement-Software zu schaffen, statt eine neue Rolle im Team zu erstellen.

Sind Sie neugierig mehr zu erfahren oder zu sehen, wie CANDIS Ihrem Unternehmen helfen kann, die Kontrolle über Ihren Rechnungsprozess zurückzugewinnen? Nehmen Sie Kontakt auf.

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Ian Roderick

Marketing Lead

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