Das Wichtigste zum Rechnungsmanagement in Kürze
Rechnungsmanagement bezeichnet den Prozess innerhalb eines Unternehmens, bei dem Rechnungen erhalten, verarbeitet und bezahlt werden.
Diesen Prozess kann man digital über eine Software abwickeln, sodass er transparenter, effizienter und übersichtlicher verläuft.
Softwares sparen Zeit und Kosten, schützen vor Datenverlust und ermöglichen Mitarbeiter:innen Zugriff auch aus dem Home-Office.
Bei der Wahl der passenden Rechnungsmanagement-Software muss vor allem auf eine intuitive Bedienung, Übersichtlichkeit und Sicherheitsstandards geachtet werden.
Die KI-gestützte Software für Kreditorenbuchhaltung von Candis führt Rechnungsmanagement mit allen weiteren Modulen in einem Workflow zusammen – Rechnungseingang über Freigaben und Export bis ins Archiv.
Definition Rechnungsmanagement
Rechnungsmanagement beschreibt den zentralen Prozess im Workflow vor der Buchung, bei dem Eingangsrechnungen von Lieferanten und Dienstleistern empfangen, formal geprüft, fachlich freigegeben und für die fristgerechte Zahlungsabwicklung vorbereitet werden.
Die operative Verantwortung liegt im Finanzteam, das als Schnittstelle zwischen den Fachabteilungen und der externen oder internen Buchhaltung agiert. Die sachliche und rechnerische Rechnungsprüfung stellt dabei sicher, dass erbrachte Leistungen oder Geliefertes vor der Freigabe lückenlos mit der zugrundeliegenden Vereinbarung übereinstimmen.
Das Rechnungsmanagement ist dabei kein isolierter Vorgang, sondern ein zentrales Modul der Kreditorenbuchhaltung. Ein professioneller Prozess beschränkt sich nicht auf das bloße Abwickeln von Zahlungen. Er bildet die Grundlage für eine konsequente Skontosicherung, die Pflege stabiler Lieferantenbeziehungen und eine transparente Liquiditätssteuerung
Wer die Kreditorenbuchhaltung automatisieren ganzheitlich automatisiert, führt neben dem Rechnungsmanagement auch angrenzende Prozesse wie Bestellanforderungen, Firmenkreditkarten, Auslagen und Verträge auf einer zentralen Plattform zusammen – während Bereiche wie die Debitorenbuchhaltung oder die Lohnabrechnung davon bewusst getrennt bleiben.
Entdecke Candis
Rechnungen sollten nicht zwischen Postfächern, Exceltabellen, Umlaufmappen und der Buchhaltung verloren gehen. Ein guter Workflow erfasst Rechnungen zentral, prüft sie vor der Weiterverarbeitung, führt sie durch Freigaben und sorgt für einen sauberen Export.
Die KI-gestützte Software für Kreditorenbuchhaltung von Candis digitalisiert die komplette Rechnungsverarbeitung vom Rechnungseingang über die Freigabe bis zur Archivierung. Statt Rechnungen zu suchen, Daten manuell einzutragen und Freigaben hinterherzulaufen, läuft der Prozess strukturiert an einem Ort.
Die Nachteile des klassischen Rechnungsmanagements
Wenn du noch mit Papierrechnungen arbeitest, kennst du bestimmt folgende Probleme;
Papierrechnungen gehen in der Regel per Post im Unternehmen ein und müssen auf Vollständigkeit geprüft werden, bevor sie in die Freigabemappe geheftet werden. Bei einem digitalem Rechnungseingang werden Rechnungen nicht selten noch ausgedruckt und gehen trotz digitalem Eingang in Papierform zur Freigabe.
Die Freigabemappe wird dann durch die Abteilung getragen und geht häufig im Papierchaos auf Schreibtischen unter, bis die verantwortliche Person die Rechnung freigibt.
Dieser Prozess dauert im Schnitt 12 Tage und ist besonders fehleranfällig. Zudem gehen Rechnungen manchmal verloren oder werden im Alltagsgeschäft vergessen. Fake-Rechnungen werden leider nicht immer identifiziert und schnell mal bezahlt. Die manuelle Dublettenprüfung erfordert sehr viel Zeitaufwand und Konzentration.
Mit digitalem Rechnungsmanagement können all diese Vorgänge per Klick und automatisiert ablaufen. Im nächsten Abschnitt erfährst du, wie das geht.
Rechnungsmanagement ohne Candis
Digitales Rechnungsmanagement: Wie funktioniert das?
Das Rechnungsmanagement umfasst einige Aufgaben, wie z. B. die Bearbeitung von Anfragen, Dublettenprüfung und die Sicherstellung, dass Lieferunternehmen pünktlich bezahlt werden.
Rechnungsmanagement mit Candis
Ein guter Prozess beginnt schon vor der Rechnung: Erfasse Bestellanforderungen zentral und gib sie frei, bevor Ausgaben entstehen. Kostenstellen und Kostenträger sind jeder Anfrage zugeordnet, Freigaben laufen nach definierten Regeln, und eingehende Rechnungen werden automatisch der passenden Bestellanforderung zugeordnet.
Die Rechnungsverarbeitung ist zudem ein wichtiger Bestandteil des digitalen Rechnungsmanagements, der folgende Schritte beinhaltet:
1. Eingang und Prüfung
Optimalerweise treffen Rechnungen bereits digital ein, sodass sie nicht mehr gescannt werden müssen.
Daraufhin müssen Rechnungen im Rahmen der Rechnungsprüfung nach § 14 Abs. 4 UStG auf korrekte Formalität und sachliche Richtigkeit geprüft werden. In diesem Schritt erfasst die Buchhaltung alle kreditorischen Angaben wie Sachkonto, Personenkonto und Buchungsschlüssel, also was für die externe Kostenrechnung notwendig ist.
Entdecke den digitalen Rechnungseingang von Candis.
2. Freigabe und Zahlung
Im Prozess der Rechnungsfreigabe soll sichergestellt werden, dass alle Rechnungen ihre Richtigkeit haben.
Die Freigebenden der jeweiligen Abteilungen eines Unternehmens müssen bestätigen, dass etwas bestellt wurde und geben ihre Kostenstellen an. Ohne diesen Vorgang würde die Buchhaltung blind überweisen.
Danach wird die Rechnung noch in die Finanzbuchhaltungs-Software importiert und kann bezahlt werden.
Mehr zur digitalen Rechungsfreigabe von Candis findest du auf unserer Website.
3. Export, Buchung und Archivierung
Am Ende des Prozesses wird die Rechnung digital archiviert. So kann sie viel schneller und vor allem ortsunabhängig wiedergefunden werden, als in Papierform. Rechnungen werden dabei im Sinne der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert: Für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz), für ältere Belege sowie etwa Jahresabschlüsse weiterhin zehn Jahre. Candis archiviert durchgehend GoBD-konform.
Der gesamte Prozess muss GoBD-konform durchgeführt werden. Hierzu gehört auch eine ordentliche Verfahrensdokumentation.
Für die Zahlung bereitet Candis den Zahlungslauf vor, den dein Team anschließend freigibt. Der Export kann per DATEV-Schnittstelle oder ERP-Schnittstelle ablaufen.
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So sparst du Zeit!
So gut wie jede Rechnung wird heutzutage digital erstellt. Es macht also viel Sinn, diese gleich per Mail zu versenden. Mails kommen sofort an – der Postweg benötigt mehrere Tage.
Einigt man sich mit den Lieferanten auf digitale Kommunikationswege, können Rechnungen schneller und effizienter verbuchen werden können. Zudem werden Daten verlässlicher übertragen, als z. B. durch ein gescanntes Dokument, weil der Prozess medienbruchfrei durchgeführt wird.
Ob digital oder analog – Rechnungsmanagement lässt sich messen. Der “Benchmark-Report 2026: Wo Finance wirklich Zeit verliert” zeigt, wie lange Unternehmen im Schnitt für Upload, Freigabe und Export benötigen. Über 1 Million verarbeitete Rechnungen liefern konkrete Vergleichswerte für Effizienz und Optimierungspotenziale.
E-Rechnung im Rechnungseingang
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für inländische B2B-Unternehmen die ausnahmslose Pflicht, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Die Pflicht zum eigenen Rechnungsversand greift dagegen gestaffelt: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab dem 1. Januar 2028 flächendeckend für alle inländischen B2B-Geschäftsvorfälle. Geregelt ist dieser Stufenplan über § 14 UStG im Rahmen des Wachstumschancengesetzes.
Eine rechtskonforme E-Rechnung ist kein klassisches PDF, sondern ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 – in der Praxis etabliert als XRechnung und ZUGFeRD. Die genauen Fristen und Ausnahmen ordnet unser separater Beitrag zur E-Rechnungspflicht detailliert ein.
Als KI-gestützte Software für Kreditorenbuchhaltung verarbeitet Candis eingehende E-Rechnungen nicht nur passiv, sondern überführt die strukturierten Daten direkt in den Workflow vor der Buchung. Das System liest Formate wie XRechnung und ZUGFeRD aus und erzeugt aus reinem XML-Code eine übersichtliche, visuelle Belegansicht für die spätere Rechnungsfreigabe. Typische Erfassungsfehler, die beim händischen Abtippen oder bei der OCR-Erkennung gescannter Papierrechnungen entstehen, werden dadurch vollständig eliminiert – die beste Grundlage für eine verlässliche Vorkontierung.
Die Vorteile einer Rechnungsmanagement-Software
Die meisten Finanzmanager:innen und Buchhalter:innen können ein Lied davon singen: Die Rechnungsverarbeitung ist in vielen Unternehmen schwerfällig, zeitintensiv und fehleranfällig.
Mit voranschreitender Digitalisierung greifen jedoch immer mehr Unternehmen auf eine Software zurück, die diesen Prozess deutlich erleichtert. Sie automatisiert den gesamten Ablauf, sodass manuelle Vorgänge wie Belegimport, Rechnungsfreigabe und die doppelte Rechnungsidentifizierung beschleunigt und vereinfacht werden.
Ihren vollen Wert entfaltet eine solche Software aber erst, wenn sie das Rechnungsmanagement nicht isoliert betrachtet. Als Modul der Kreditorenbuchhaltung läuft es in denselben Abläufen wie Reisekosten, Auslagen, Verträge oder Firmenkreditkarten. Eine Software, die diese Module unter einem Dach zusammenführt, erspart dir den Wechsel zwischen fünf Werkzeugen für fünf Prozesse.
Genauso entscheidend ist, wer am Ende bucht. Die Candis KI bereitet die Rechnungen vor: Sie erfasst, prüft und schlägt Kontierungen vor. Das letzte Wort behält dein Finanzteam. So reduzierst du manuelles Nachbearbeiten und behältst die volle Kontrolle über deine Kreditorenbuchhaltung.
Außerdem ist eine gute Software …
… flexibel & sicher
Mehr als 32 Milliarden Papierrechnungen werden in Deutschland im Schnitt jährlich erstellt. Nicht wenige davon landen zwischen Schreibtischen, unter Ordnern oder gehen irgendwo im Unternehmen verloren.
Bei digitalen Rechnungen fällt dieses Problem weg. Die Rechnungsmanagement-Software sammelt sämtliche Rechnungen durch automatischen Import sicher an einem Platz.
… transparent & übersichtlich
Papierrechnungen legen einen langen Weg innerhalb des Unternehmens zurück. Bis die Rechnungen verarbeitet werden, ist oft nicht mehr zu 100 % nachvollziehbar, welche Schritte durchlaufen wurden. Der Prozess ist undurchsichtig und langsam.
Dank vollständiger Prozessdokumentation sind sämtliche Vorgänge in der Rechnungssoftware transparent und nachvollziehbar. So hat man ständige Kontrolle über die erfassten Daten – in Echtzeit.
… zeit- & kostensparend
Keinerlei Druckkosten, kein manuelles Verpacken der Umschläge und das Porto fällt weg – die Kostenersparnis bei der digitalen Rechnungsverarbeitung ist enorm.
Aber nicht nur Kosten werden eingespart, sondern auch wertvolle Zeit. Wie schnell eine Rechnung durchläuft, hängt stark vom Format ab. Der Candis Benchmark-Report 2026, ausgewertet über mehr als 1.000 mittelständische Unternehmen, zeigt eine durchschnittliche Durchlaufzeit von 4,46 Tagen bei E-Rechnungen, 7,86 Tagen bei PDF-Rechnungen und 10,85 Tagen bei Scan- und Papierrechnungen. Der größte Zeitunterschied entsteht dabei nicht in der Freigabe, sondern schon davor – beim Rechnungseingang und der Erfassung.
… und wenn wir schon bei Zeiteinsparung sind: Skontovorteile!
Skontofrist verpasst? Das ist ärgerlich.
Die langsamen, analogen Prozesse in der Buchhaltung machen eine fristgerechte Skontobuchung schier unmöglich. Mahnungen und schlechte Beziehungen zu Lieferunternehmen sind oft die Folge.
Eine Rechnungsmanagement-Software ist jedoch in der Lage, Rechnungen nach Fälligkeitsdatum zu sortieren und dank Erinnerungsfunktion werden so auch keine Zahlungsfristen mehr verpasst.
Darauf musst du bei der Auswahl einer Rechnungsmanagement-Software achten
Auch wenn so einige Tools auf dem Markt zu finden sind, machen ganz bestimmte Eigenschaften hier einen großen Unterschied.
Bei der Wahl des richtigen Software gibt es einige Punkte zu beachten:
Intuitive Bedienung
Für manche Softwares braucht man extra Schulungen und es wird viel Zeit verschwendet, um sich mit dem Tool auseinanderzusetzen, was zur Frustration und Stress unter den Mitarbeitenden führen kann.
Mit einer guten Rechnungsmanagement-Software sollte die Implementierungszeit und das Onboarding schnell ablaufen. Wenn sie intuitiv bedienbar ist, lässt sie sich innerhalb kürzester Zeit in den Alltag integrieren.
Obendrauf sollte sie mit einem Design punkten, welches alle wichtigen Funktionen beinhaltet und nicht zu überladen wirkt. Die zu erledigenden Aufgaben sollten klar strukturiert (z.B. auf einem Dashboard) und gut sichtbar sein.
Sollten anfangs dennoch Fragen auftauchen, bieten benutzerfreundliche Rechnungsmanagement-Softwares auch personalisierte Onboardings. Außerdem sollte immer ein direkter Support per E-Mail oder per Telefon ermöglicht werden, sodass Probleme zeitnah gelöst werden können.
Automatische Erfassung der Rechnungsdaten durch KI
Viele Systeme setzen heute immer noch auf klassische OCR-Technologie (Optical Character Recognition), die Zeichen in Bildern erkennt und in Text umwandelt. Candis hingegen kombiniert OCR mit Künstlicher Intelligenz (KI), um Rechnungsdaten noch genauer, kontextbezogen und lernfähig auszulesen:
Genauer: Die Candis KI extrahiert bis zu 11 % präziser als eine klassische OCR.
Kontextsicher: Sie erkennt komplexe Layouts, gemischte Umsatzsteuersätze und fremdsprachige Dokumente und ordnet jeden Beleg automatisch seinem Dokumenttyp zu.
Gesetzeskonform: Sie prüft die Pflichtangaben nach § 14 UStG und § 33 UStDV und erkennt fehlende Felder frühzeitig – das sichert den Vorsteuerabzug ab.
Lernend: Sie schlägt Buchungstexte und Kontierungen vor (Sachkonto, Kostenstelle, Freigeber:in), mit steigender Treffsicherheit durch Lernen aus der Praxis.
Wichtig ist dabei, was die Candis KI umgekehrt nicht tut: Sie generiert keine freien Antworten wie ein Chatbot und erfindet nichts. Halluzinationen sind ein Merkmal generativer Modelle, die aus großen, allgemeinen Datenmengen schließen. Candis arbeitet auf einer anderen Grundlage – die KI erkennt und extrahiert aus dem tatsächlichen Beleg, und was sie lernt, stammt aus deiner eigenen, bereits geprüften Buchhaltung, nicht aus externen Quellen. Bei Unsicherheit schlägt sie nichts vor, sondern gibt den Fall zur manuellen Prüfung zurück.
So reduzierst du mit Candis nicht nur den manuellen Aufwand, sondern auch Korrekturen und Rückfragen; dein Rechnungsworkflow wird robuster und weniger fehleranfällig.
Mehr zum Theme Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung erfährst du auf unserem Blog.
Übersichtliche Freigabeprozesse
Eine Rechnungsmanagement-Software sollte die Erstellung von automatisierten Rechnungsworkflows, sowie einfache und dokumentierte Rückfragen via Chatfunktion ermöglichen. Somit werden die Rechnungen an die richtigen Freigebenden weitergeleitet und der Prozess enorm beschleunigt.
Mit einem Audit Trail passiert die Prozessdokumentation automatisch, sodass man im Falle einer Betriebsprüfung immer nachvollziehen kann, wie eine Rechnung bearbeitet wurde.
Das erleichtert digitales Rechnungsmanagement enorm.
Entdecke alle Funktionen von Candis
Automatische Updates
Updates, die manuell durchgeführt werden müssen, nehmen viel Zeit in Anspruch – dennoch müssen sie gemacht werden. Ansonsten kann es zu verlangsamten Prozessen, Fehlern oder gar Sicherheitslücken im System kommen.
Aus diesem Grund ist es besser, wenn Updates automatisch vorgenommen werden und die Nutzenden gleich Zugang zu neuen Funktionen erhalten.
Einhaltung der Sicherheitsstandards
Daten sind sehr wertvoll und sollten deswegen bestmöglich geschützt werden. Server, auf denen die Informationen gespeichert werden, sollten eine vollständige Verschlüsselung mitbringen und auch der DSGVO Standard muss immer eingehalten werden.
Seriöse Anbieter für Rechnungsmanagement-Softwares verfolgen immer die höchsten Sicherheitsstandards bezüglich des Datenschutzes.
Software-Vergleich für digitales Rechnungsmanagement
Zusammengefasst sollte eine benutzerfreundliche Rechnungsmanagement-Software einfach, automatisiert und sicher sein. Sie spart den Finanzabteilungen nicht nur viel Zeit, sondern schafft Klarheit und Ordnung und reduziert das Konfliktpotential unter Mitarbeiter:innen.
Ein gutes Tool hilft Unternehmen, Rechnungen schneller freizugeben und mehr Transparenz und Kontrolle über die Buchhaltung zu gewinnen. So wird nicht nur die Buchhaltung optimiert, sondern die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter:innen erheblich gesteigert.
Hier bekommst du ein paar Empfehlungen, um dein Rechnungsmanagement zu optimieren:
Candis
Candis ist eine KI-gestützte Software für Kreditorenbuchhaltung mit Rechnungs- und Dokumentenmanagement-Fuktionen, in der sämtliche Prozesse abgebildet werden können. Via Künstliche Intelligenz werden Rechnungs- und Belegdaten zuverlässig ausgelesen, sodass auch dieser Schritt voll automatisiert im Hintergrund ablaufen kann. Auch erforderliche Pflichtangaben werden so digital überprüft. Du kannst intelligente Rechnungsworkflows anlegen, wodurch eine einmal geprüfte Rechnung automatisch an die zuständige Person weitergeleitet wird. Die tatsächliche Freigabe erfolgt dann ganz einfach durch einen Mausklick in der Software. Mit der Candis-App können Rechnungen von überall aus freigegeben werden. Candis bietet außerdem verschiedene Schnittstellen (u. A. zu DATEV an), Kreditkarten und ein Dokumentenablage-System.
Neben der digitalen Rechnungsfreigabe bildet die mandantenfähige Software auch die Schritte der Bezahlung, der Buchung und der Export der Rechnungen in die Buchhaltung, z.B. zu DATEV Unternehmen online, ab. Auch die GoBD-konforme Archivierung übernimmt Candis.
GetMyInvoices
Mit GetMyInvoices kannst du deine Rechnungen automatisiert von über 10.000 Online-Portalen einziehen lassen und in GetMyInvoices verarbeiten. Es eignet sich am besten für kleinere Unternehmen und bietet ein GoBD-konformes Archiv.
Ideal für kleinere Unternehmen, erleichtert GetMyInvoices die automatisierte Verwaltung von Rechnungen und Dokumenten. Es ermöglicht das Sammeln, Organisieren und Integrieren von Rechnungen aus verschiedenen Quellen in Ihre Buchhaltung. Die benutzerfreundliche Oberfläche und flexible Integrationsmöglichkeiten machen GetMyInvoices zu einem praktischen Rechnungstool.
DATEV Unternehmen Online
DATEV Unternehmen online ist eine Plattform, die den digitalen Austausch von Belegen und Dokumenten zwischen Unternehmen und Steuerberatern ermöglicht. Es bietet eine Vielzahl von Vorteilen, darunter effizientere Prozesse, die Möglichkeit zur Einbindung des Online-Bankings zur Überwachung der Kontoentwicklung und individuelle Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Es erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatern und ermöglicht einen sicheren Austausch von Daten, Belegen und Dokumenten.
sevDesk
sevDesk ist eine Buchhaltungssoftware für Selbstständige, Freelancer und kleine Unternehmen. Sie kann Rechnungen erstellen, Belege verwalten und Finanzdaten an den Steuerberater oder direkt an das Finanzamt vermitteln.
LexOffice
LexOffice ist eine Buchhaltungslösung und Unternehmensplattform für Selbstständige und Freiberufler. Es bietet Funktionen für Rechnungs-, Lohn- und Gehaltserstellung an. Mit einer eigenen Beleg-Scanner-App lassen sich Belege digitalisieren und ein Dashboard bietet einen tagesaktuelle Finanzübersicht.
EasyBill
Easybill bietet eine cloudbasierte Software zum Rechnungsausgang, die alle steuerrechtlich korrekten Daten ausfüllt und darauf programmiert ist, auch Rechnungen an Kunden in EU- und Drittländern korrekt zu schreiben. Zudem bietet es die Möglichkeiten Mahnung und Zahlungserinnerungen zu verschicken.
Mit Easybill können auch schon XRechnungen erstellt werden. So bist du als Rechnungssteller optimal auf die Pflicht zur E-Rechnung vorbereitet.
Zervant
Mit Zervant kannst du als Gründer:in, Freiberufler:in oder Kleinunternehmen kostenlos Rechnungen stellen. Die kostenlose Version ist dabei zeitlich unbegrenzt und du kannst an bis zu fünf Kund:innen 5 Rechnungen, Belege und Angebote schicken. Die Premiumversion bietet die Möglichkeit, Mahnungen und Teilzahlungen zu versenden.
Agicap
Agicap ist ein Rechnungstool und Software für Cashflow-Management. Mit Agicap kannst du Eingangsrechnungen bezahlen, Firmenkreditkarten nutzen oder dein Mahnwesen automatisieren. Zudem bietet es die zentrale Erfassung aller Lieferantenrechnungen und die automatische Texterkennung, die eine schnelle Verarbeitung und Vorkontierung ermöglicht.
